La cuenta de resultados mensual de tu restaurante llega del asesor sobre el día 15 del mes siguiente. Cuando te dice que el porcentaje de food cost estuvo en 36% en marzo, ya vas por mitad de abril, el proveedor ha vuelto a mover precios y el cocinero de partida que estaba poniendo raciones de más lleva seis semanas haciéndolo. Un P&L diario en restaurantes te lo habría enseñado cuando aún podías actuar.
El cierre mensual registra lo que ya pasó. Un P&L diario de restaurante te da un número que todavía puedes cambiar. Montarlo requiere tres fuentes de datos y una hoja de cálculo, y la fuente difícil son las facturas.
Qué contiene una cuenta de resultados de restaurante y qué quita la versión diaria
Una cuenta de resultados completa de restaurante va desde las ventas netas hasta el beneficio neto, pasando por coste de mercancía vendida, personal, gastos de explotación y ocupación. La versión diaria se queda con las líneas que se mueven cada día y sobre las que puedes influir mañana:
| Línea | Fuente | Por qué está aquí |
|---|---|---|
| Ventas netas | TPV | Todo lo demás es un porcentaje de esto |
| Coste de comida y bebida | Facturas recibidas ese día, o una cifra acumulada de compras | Mayor coste controlable |
| Coste de personal | Fichaje o herramienta de turnos | Segundo mayor coste controlable |
| Prime cost | Comida + personal | El número que define si el día funcionó |
| Invitaciones, anulaciones, descuentos | TPV | Indicador temprano de problemas en sala |
| Cubiertos y ticket medio | TPV | Contexto para todo lo anterior |
El alquiler, los seguros, los préstamos y la amortización no cambian un martes. Déjalos para la vista mensual. Los grupos con varios locales suelen llamar a la hoja diaria flash report.
Prime cost en restaurantes: fórmula y referencias
El prime cost es el coste de comida y bebida más el coste total de personal (salarios, seguros sociales, beneficios), como porcentaje de las ventas netas:
Prime cost % = (coste de comida y bebida + personal total) / ventas netas × 100
La mayoría de guías publicadas sitúan la zona sana entre 55 y 65%. Para un independiente con servicio en mesa, apunta a 60 a 65%. La comida rápida puede moverse en 55 a 60. Por encima de 68% durante más de unas semanas, el negocio no genera lo suficiente para cubrir todo lo que queda por debajo.
Ejemplo de un restaurante de 100 plazas un viernes:
- Ventas netas: 9.400 €
- Compras de comida y bebida atribuidas al día: 2.900 € (30,9%)
- Personal incluyendo impuestos: 2.950 € (31,4%)
- Prime cost: 5.850 € o 62,2%
Es un buen día. Ahora el martes siguiente:
- Ventas netas: 3.100 €
- Comida y bebida: 1.050 € (33,9%)
- Personal: 1.520 € (49,0%)
- Prime cost: 2.570 € o 82,9%
El martes pierde dinero. La cuenta de resultados mensual mezcla ese martes con el viernes y muestra 66%, que casi parece correcto. La vista diaria enseña que los martes tienes exceso de personal por unos 500 € que son 2.000 € al mes y 24.000 € al año, visible solo cuando miras los días por separado.
Cómo montar un P&L diario con TPV, facturas y personal
Ventas
Saca ventas netas, cubiertos, invitaciones y anulaciones del TPV cada noche. Toast, Square, Clover, Lightspeed y Syrve lo ofrecen mediante informes o API; las integraciones TPV con Toast, Square, Clover y Lightspeed hacen la extracción por ti. Ventas netas significa después de descuentos e invitaciones, antes de impuestos y propinas.
Coste de comida y bebida
Esta es la parte difícil, y la razón por la que la mayoría de locales independientes se quedan en una cuenta de resultados mensual. Hay dos formas de sacar un food cost diario:
- Método de compras. El food cost del día equivale a las facturas recibidas ese día. Sencillo, pero con picos. Usa un total móvil de compras de 7 días contra ventas móviles de 7 días; eso suaviza las entregas y da un número útil en una semana.
- Método teórico. El food cost equivale a la suma de los escandallos de todo lo vendido, a partir del mix de artículos del TPV. Es estable día a día, pero exige tener los escandallos hechos y vinculados a cada artículo del TPV.
Empieza con compras móviles y pasa al teórico cuando tengas los escandallos cerrados. En cualquier caso, las facturas tienen que entrar en el sistema el día que llegan, línea por línea; una pila de papel esperando al viernes es el motivo por el que el P&L diario no existe.
Las compras solo equivalen al consumo cuando el stock inicial y final cuadran, así que haz un recuento de stock ciego de 30 minutos cada semana. Convierte el número de compras en un porcentaje de food cost real y muestra si la cifra diaria se ha desviado.
Personal
Exporta horas y tarifas salariales desde la herramienta de turnos o fichaje. Añade la parte de seguros sociales y cualquier beneficio a cargo de la empresa como un porcentaje fijo (10 a 15% sobre el salario bruto, según jurisdicción). Divide los sueldos fijos de los responsables entre los días del periodo.
Ponerlo todo junto
Una hoja de cálculo con una fila por día y las columnas anteriores basta para empezar, y además funciona como plantilla de P&L de restaurante para la revisión semanal. Necesita ventas, compras y personal importados a diario. Si cualquiera de los tres datos es manual, dejarás de actualizarla en tres semanas; planifica pensando en eso, no en fuerza de voluntad.
Los cuatro números que mirar cada mañana
Mira ayer y los últimos 7 días para:
- Porcentaje de prime cost. Más de 65% ayer, en un día normal de ventas, es la señal para mirar los tres siguientes.
- Porcentaje de food cost, móvil 7 días. Si sube más de 1,5 puntos frente a la semana anterior, hay una subida de precio, un problema de merma o un problema de raciones. El recuento semanal de desviaciones te dice cuál.
- Porcentaje de personal por día de la semana. Compara el martes de ayer con los últimos cuatro martes. El exceso de personal aparece como un patrón por día de la semana.
- Invitaciones y anulaciones como porcentaje de ventas. Por encima de 2% en un día merece una pregunta. Por encima de 2% durante una semana es un problema de gestión de sala o de hurto.
Cinco minutos con el café. Luego las decisiones: quitar un camarero del martes, llamar al proveedor por el precio del pollo, poner una báscula en la partida.
El ritmo semanal
Los números diarios muestran que algo ha cambiado. La revisión semanal es donde decides qué hacer:
- Lunes por la mañana, 20 minutos: P&L diario de la semana pasada, prime cost por día, cinco mayores desviaciones de food cost del recuento semanal, personal frente a cuadrante.
- Lunes por la tarde: cuadrante de la semana siguiente ajustado usando los porcentajes de personal por día de la semana anterior.
- Miércoles: alertas de subida de precios de proveedores a partir de las facturas de la semana; cualquier llamada a un proveedor va aquí.
- Viernes: vistazo rápido a la semana en curso contra la misma semana del mes pasado.
Son unos 90 minutos a la semana, y sustituyen la sorpresa mensual.
Qué suele salir mal
- Metes facturas por lotes, así que el food cost pega bandazos y nadie se lo cree. Solución: digitaliza las facturas al recibir la mercancía.
- Sacas el personal del cuadrante en vez de las horas reales. Solución: usa la exportación del fichaje.
- Las ventas incluyen impuestos o propinas. Solución: solo ventas netas, y comprueba la definición una vez.
- No se cuenta el stock, así que las compras se alejan del consumo. Solución: un recuento semanal, aunque sea corto.
- Entra una factura grande el día 1 por mercancía usada el mes pasado. Solución: fecha las compras por entrega y deja que el móvil de 7 días lo absorba.
Dónde encaja bilz
El P&L diario es poco común porque necesita tres fuentes de datos cada día, y la de facturas es la que se rompe. bilz se conecta al TPV para las ventas, captura facturas por foto o email en el momento de la entrega con OCR a nivel de línea, y toma el personal de tu herramienta de turnos, para que los cuatro números de la mañana estén en tu móvil antes de la primera entrega. El P&L diario es una de las funciones de back office incluidas desde 29 € por local al mes. La estructura de arriba basta para probar primero el método en una hoja de cálculo.
Preguntas frecuentes
Qué incluye la cuenta de resultados de un restaurante?
Ventas netas, coste de mercancía vendida (comida y bebida), personal, gastos de explotación como suministros y marketing, costes de ocupación como alquiler y suministros, y beneficio neto. La versión diaria mantiene ventas, COGS, personal, prime cost, invitaciones y cubiertos, y deja las líneas fijas para el mes.
Qué es un buen prime cost para un restaurante?
Entre 55 y 65% de las ventas netas, según el concepto. Los independientes con servicio en mesa se mueven cerca de 60 a 65; la comida rápida y los bares pueden aguantar 55 a 60. Semanas sostenidas por encima de 68% dejan demasiado poco para alquiler, marketing y beneficio.
Cada cuánto debería revisar un restaurante su P&L?
Cuatro números diarios cada mañana, una revisión semanal de 20 minutos el lunes y la cuenta mensual completa cuando la envíe el asesor. Las vistas diaria y semanal son donde cambias personal y compras.
Por qué una cuenta de resultados mensual llega demasiado tarde?
Llega entre dos y seis semanas después de que se hayan producido los costes, así que el precio del proveedor, las raciones de más y el martes con exceso de personal ya han seguido otro mes. Una vista diaria muestra el mismo número mientras todavía puedes cambiar el cuadrante o el pedido de la semana siguiente.
