Το μηνιαίο P&L εστιατορίου από τον λογιστή σου έρχεται γύρω στις 15 του επόμενου μήνα. Μέχρι να σου πει ότι το food cost έτρεξε στο 36% τον Μάρτιο, είσαι ήδη στα μισά του Απριλίου, ο προμηθευτής έχει ξαναλλάξει τιμές και ο μάγειρας στη γραμμή που έβαζε παραπάνω μερίδα το κάνει ήδη έξι εβδομάδες.
Η μηνιαία κατάσταση καταγράφει τι έγινε. Ένα καθημερινό P&L εστιατορίου σου δίνει ένα νούμερο που προλαβαίνεις ακόμα να αλλάξεις. Για να το στήσεις θέλεις τρεις ροές δεδομένων και ένα spreadsheet, και η δύσκολη ροή είναι τα τιμολόγια.
Τι περιλαμβάνει ένα P&L εστιατορίου και τι κόβει η καθημερινή εκδοχή
Ένα πλήρες profit and loss εστιατορίου ξεκινά από τις καθαρές πωλήσεις και περνά από κόστος πωληθέντων, εργασία, λειτουργικά έξοδα και πάγια έξοδα χώρου μέχρι το καθαρό κέρδος. Η καθημερινή εκδοχή κρατά τις γραμμές που κινούνται κάθε μέρα και που μπορείς να επηρεάσεις αύριο:
| Γραμμή | Πηγή | Γιατί είναι εδώ |
|---|---|---|
| Καθαρές πωλήσεις | POS | Όλα τα υπόλοιπα είναι ποσοστό πάνω σε αυτό |
| Κόστος φαγητού και ποτού | Τιμολόγια που παραλήφθηκαν εκείνη τη μέρα, ή τρέχον σύνολο αγορών | Το μεγαλύτερο ελεγχόμενο κόστος |
| Κόστος εργασίας | Timeclock ή εργαλείο βαρδιών | Το δεύτερο μεγαλύτερο ελεγχόμενο κόστος |
| Prime cost | Φαγητό + εργασία | Το ένα νούμερο που δείχνει αν η μέρα βγήκε |
| Κεράσματα, ακυρώσεις, εκπτώσεις | POS | Πρώιμο σημάδι για προβλήματα στη σάλα |
| Κουβέρ και μέση απόδειξη | POS | Πλαίσιο για όλα τα παραπάνω |
Ενοίκιο, ασφάλεια, δόσεις δανείων και αποσβέσεις δεν αλλάζουν μια Τρίτη. Άφησέ τα για τη μηνιαία εικόνα. Οι αλυσίδες και τα multi-unit μαγαζιά λένε το καθημερινό φύλλο flash report.
Prime cost εστιατορίου: τύπος και στόχοι
Το prime cost είναι το κόστος φαγητού και ποτού συν το συνολικό κόστος εργασίας (μισθοί, εργοδοτικές εισφορές, παροχές), ως ποσοστό των καθαρών πωλήσεων:
Prime cost % = (κόστος φαγητού και ποτού + συνολική εργασία) / καθαρές πωλήσεις × 100
Οι περισσότεροι οδηγοί βάζουν την υγιή ζώνη στο 55 έως 65%. Για ένα ανεξάρτητο full-service εστιατόριο, στόχευε 60 έως 65%. Το quick service μπορεί να τρέχει 55 έως 60. Πάνω από 68% για παραπάνω από λίγες εβδομάδες, η επιχείρηση δεν βγάζει αρκετά για να καλύψει ό,τι υπάρχει κάτω από τη γραμμή.
Παράδειγμα για εστιατόριο 100 θέσεων μια Παρασκευή:
- Καθαρές πωλήσεις: 9.400 €
- Αγορές φαγητού και ποτού που αποδίδονται στη μέρα: 2.900 € (30,9%)
- Εργασία μαζί με εισφορές: 2.950 € (31,4%)
- Prime cost: 5.850 € ή 62,2%
Αυτή είναι μια καλή μέρα. Τώρα η επόμενη Τρίτη:
- Καθαρές πωλήσεις: 3.100 €
- Φαγητό και ποτό: 1.050 € (33,9%)
- Εργασία: 1.520 € (49,0%)
- Prime cost: 2.570 € ή 82,9%
Η Τρίτη χάνει χρήματα. Το μηνιαίο P&L ανακατεύει αυτή την Τρίτη με την Παρασκευή και δείχνει 66%, που φαίνεται σχεδόν εντάξει. Η καθημερινή εικόνα δείχνει ότι οι Τρίτες είναι υπερστελεχωμένες περίπου κατά 500 € δηλαδή 2.000 € τον μήνα και 24.000 € τον χρόνο, κάτι που φαίνεται μόνο όταν κοιτάς τις μέρες ξεχωριστά.
Πώς χτίζεις καθημερινό P&L από POS, τιμολόγια και εργασία
Πωλήσεις
Τράβα καθαρές πωλήσεις, κουβέρ, κεράσματα και ακυρώσεις από το POS κάθε βράδυ. Toast, Square, Clover, Lightspeed και Syrve τα δίνουν μέσα από reports ή API· τα POS integrations με Toast, Square, Clover και Lightspeed κάνουν το τράβηγμα για σένα. Καθαρές πωλήσεις σημαίνει μετά τις εκπτώσεις και τα κεράσματα, πριν από φόρους και tips.
Κόστος φαγητού και ποτού
Αυτό είναι το δύσκολο κομμάτι, και ο λόγος που τα περισσότερα μεμονωμένα μαγαζιά μένουν στο μηνιαίο P&L. Υπάρχουν δύο τρόποι να βγάλεις καθημερινό food cost:
- Μέθοδος αγορών. Το food cost της μέρας ισούται με τα τιμολόγια που παραλήφθηκαν εκείνη τη μέρα. Απλό, αλλά με σκαμπανεβάσματα. Χρησιμοποίησε κυλιόμενο σύνολο αγορών 7 ημερών απέναντι σε κυλιόμενες πωλήσεις 7 ημερών· έτσι λειαίνεις τις παραδόσεις και παίρνεις χρηστικό νούμερο μέσα στην εβδομάδα.
- Θεωρητική μέθοδος. Το food cost ισούται με το άθροισμα του κόστους συνταγών για ό,τι πουλήθηκε, από το item mix του POS. Είναι πιο ομαλό μέρα με τη μέρα, αλλά θέλει κοστολογημένες συνταγές αντιστοιχισμένες σε κάθε είδος του POS.
Ξεκίνα με κυλιόμενες αγορές και πήγαινε στη θεωρητική μέθοδο όταν έχουν κοστολογηθεί οι συνταγές. Όπως και να το κάνεις, τα τιμολόγια πρέπει να μπαίνουν στο σύστημα τη μέρα που έρχονται, γραμμή-γραμμή· μια στοίβα χαρτιά που περιμένει την Παρασκευή είναι ο λόγος που δεν υπάρχει καθημερινό P&L.
Οι αγορές ισούνται με την κατανάλωση μόνο όταν το αρχικό και τελικό απόθεμα ταιριάζουν, οπότε κάνε μια τυφλή απογραφή 30 λεπτών κάθε εβδομάδα. Μετατρέπει τον αριθμό αγορών σε πραγματικό ποσοστό food cost και δείχνει αν το καθημερινό νούμερο έχει ξεφύγει.
Εργασία
Κάνε export τις ώρες και τα ωρομίσθια από το εργαλείο βαρδιών ή το timeclock. Πρόσθεσε τις εργοδοτικές εισφορές και τυχόν παροχές ως σταθερό ποσοστό (10 έως 15% πάνω στους μικτούς μισθούς, ανάλογα με τη νομοθεσία). Μοίρασε τους salaried managers στις μέρες της περιόδου.
Πώς το δένεις
Ένα spreadsheet με μία γραμμή ανά μέρα και τις παραπάνω στήλες αρκεί για να ξεκινήσεις, και λειτουργεί και σαν template P&L εστιατορίου για το εβδομαδιαίο review. Χρειάζεται καθημερινή εισαγωγή πωλήσεων, αγορών και εργασίας. Αν ένα από τα τρία είναι χειροκίνητο, θα σταματήσεις να το ενημερώνεις μέσα σε τρεις εβδομάδες· σχεδίασέ το με αυτό στο μυαλό, όχι με βάση την πειθαρχία.
Τα τέσσερα νούμερα που κοιτάς κάθε πρωί
Κοίτα το χθες και τις τελευταίες 7 μέρες για:
- Ποσοστό prime cost. Πάνω από 65% χθες, σε κανονική μέρα πωλήσεων, είναι το σήμα να κοιτάξεις τα επόμενα τρία.
- Ποσοστό food cost, κυλιόμενο 7 ημερών. Άνοδος πάνω από 1,5 points σε σχέση με την προηγούμενη εβδομάδα σημαίνει αλλαγή τιμής, πρόβλημα φύρας ή πρόβλημα μερίδας. Η εβδομαδιαία μέτρηση φύρας σου λέει ποιο από τα τρία.
- Ποσοστό εργασίας ανά μέρα εβδομάδας. Σύγκρινε τη χθεσινή Τρίτη με τις τελευταίες τέσσερις Τρίτες. Η υπερστελέχωση φαίνεται σαν μοτίβο ανά μέρα εβδομάδας.
- Κεράσματα και ακυρώσεις ως ποσοστό πωλήσεων. Πάνω από 2% σε μια μέρα αξίζει ερώτηση. Πάνω από 2% για μια εβδομάδα είναι θέμα διαχείρισης σάλας ή κλοπής.
Πέντε λεπτά με τον καφέ. Μετά οι αποφάσεις: κόβεις έναν σερβιτόρο από την Τρίτη, παίρνεις τον προμηθευτή για την τιμή στο κοτόπουλο, βάζεις ζυγαριά στη γραμμή.
Ο εβδομαδιαίος ρυθμός
Τα καθημερινά νούμερα δείχνουν ότι κάτι άλλαξε. Το εβδομαδιαίο review είναι εκεί που αποφασίζεις τι θα κάνεις:
- Δευτέρα πρωί, 20 λεπτά: το καθημερινό P&L της προηγούμενης εβδομάδας, prime cost ανά μέρα, οι πέντε μεγαλύτερες αποκλίσεις food cost από την εβδομαδιαία απογραφή, εργασία σε σχέση με το πρόγραμμα.
- Δευτέρα απόγευμα: το πρόγραμμα της επόμενης εβδομάδας προσαρμοσμένο με βάση τα ποσοστά εργασίας ανά μέρα εβδομάδας της προηγούμενης εβδομάδας.
- Τετάρτη: ειδοποιήσεις για αυξήσεις τιμών προμηθευτών από τα τιμολόγια της εβδομάδας· οποιοδήποτε τηλεφώνημα σε προμηθευτή γίνεται εδώ.
- Παρασκευή: γρήγορη ματιά στην εβδομάδα μέχρι τώρα, σε σύγκριση με την ίδια εβδομάδα του προηγούμενου μήνα.
Αυτό είναι περίπου 90 λεπτά την εβδομάδα και αντικαθιστά τη μηνιαία έκπληξη.
Τι πάει στραβά
- Περνάς τιμολόγια μαζεμένα, οπότε το food cost κάνει απότομες κινήσεις και κανείς δεν το εμπιστεύεται. Λύση: καταγραφή τιμολογίων στην παράδοση.
- Τραβάς εργασία από το πρόγραμμα αντί για τις πραγματικές ώρες. Λύση: χρησιμοποίησε το export του timeclock.
- Οι πωλήσεις περιλαμβάνουν φόρο ή tips. Λύση: μόνο καθαρές πωλήσεις, και έλεγξε μία φορά τον ορισμό.
- Δεν γίνεται απογραφή, οπότε οι αγορές απομακρύνονται από την πραγματική κατανάλωση. Λύση: εβδομαδιαία απογραφή, έστω και σύντομη.
- Ένα μεγάλο τιμολόγιο πέφτει την 1η για προϊόντα που χρησιμοποιήθηκαν τον προηγούμενο μήνα. Λύση: χρονολόγησε τις αγορές με βάση την παράδοση και άφησε το κυλιόμενο 7ήμερο να το απορροφήσει.
Πού μπαίνει το bilz
Το καθημερινό P&L είναι σπάνιο γιατί χρειάζεται τρεις ροές δεδομένων κάθε μέρα, και η ροή των τιμολογίων είναι αυτή που συνήθως σπάει. Το bilz συνδέεται με το POS για πωλήσεις, καταγράφει τιμολόγια με φωτογραφία ή email στην παράδοση με OCR σε επίπεδο γραμμής, και παίρνει εργασία από το εργαλείο βαρδιών σου, ώστε τα τέσσερα πρωινά νούμερα να είναι στο κινητό σου πριν από την πρώτη παράδοση. Το καθημερινό P&L είναι ένα από τα λειτουργίες back office που περιλαμβάνονται από 139 € ανά κατάστημα τον μήνα. Η παραπάνω δομή αρκεί για να δοκιμάσεις πρώτα τη μέθοδο σε spreadsheet.
Συχνές ερωτήσεις
Τι περιλαμβάνει ένα P&L εστιατορίου;
Καθαρές πωλήσεις, κόστος πωληθέντων (φαγητό και ποτό), εργασία, λειτουργικά έξοδα όπως αναλώσιμα και marketing, έξοδα χώρου όπως ενοίκιο και κοινόχρηστα, και καθαρό κέρδος. Η καθημερινή εκδοχή κρατά πωλήσεις, COGS, εργασία, prime cost, κεράσματα και κουβέρ, και αφήνει τις σταθερές γραμμές για τον μήνα.
Ποιο είναι καλό prime cost για εστιατόριο;
Μεταξύ 55 και 65% των καθαρών πωλήσεων, ανάλογα με το concept. Τα ανεξάρτητα full-service μαγαζιά είναι κοντά στο 60 έως 65· quick service και bars μπορούν να κρατήσουν 55 έως 60. Συνεχόμενες εβδομάδες πάνω από 68% αφήνουν πολύ λίγα για ενοίκιο, marketing και κέρδος.
Πόσο συχνά πρέπει ένα εστιατόριο να βλέπει το P&L του;
Τέσσερα καθημερινά νούμερα κάθε πρωί, ένα εβδομαδιαίο review 20 λεπτών τη Δευτέρα, και την πλήρη μηνιαία κατάσταση όταν τη στείλει ο λογιστής. Η καθημερινή και εβδομαδιαία εικόνα είναι εκεί που αλλάζεις προσωπικό και αγορές.
Γιατί ένα μηνιαίο P&L είναι πολύ αργά;
Έρχεται δύο έως έξι εβδομάδες αφού έγιναν τα κόστη, οπότε η τιμή του προμηθευτή, η παραπάνω μερίδα και η υπερστελεχωμένη Τρίτη έχουν τρέξει για άλλον έναν μήνα. Η καθημερινή εικόνα δείχνει το ίδιο νούμερο όσο προλαβαίνεις ακόμα να αλλάξεις το πρόγραμμα ή την παραγγελία της επόμενης εβδομάδας.
