El food cost real vs teórico compara lo que tus recetas dicen que deberías haber usado con lo que dicen tus recuentos que has usado. La diferencia es la desviación de food cost, también llamada desviación de inventario, y es el número más útil de la cocina: exceso de gramaje, merma, robo y mala recepción te cuestan dinero sin aparecer en una factura, y la línea de desviación es el único sitio donde salen a la luz.
Food cost real vs teórico: las definiciones
El consumo teórico es lo que la cocina debería haber consumido, según las ventas. Si el POS dice que has vendido 120 platos de salmón y la receta marca 170 g de salmón por plato, el consumo teórico de salmón es 20,4 kg.
El consumo real es lo que ha salido del local, según los recuentos:
Consumo real = stock inicial + compras − stock final
Si abriste la semana con 8 kg de salmón, recibiste 18 kg y cerraste con 3,2 kg, el consumo real fue 22,8 kg.
El food cost teórico es el consumo teórico valorado al coste útil; el food cost real es el consumo real valorado de la misma forma. La diferencia es producto que has pagado y no has vendido.
La fórmula de desviación de food cost, con kilos y euros
Desviación = consumo real − consumo teórico
Desviación % = desviación / consumo teórico
Para el salmón: 22,8 − 20,4 = 2,4 kg. A 22,16 € por kg útil, son 53 € de salmón en una semana sin ninguna venta que lo respalde. En porcentaje, 2,4 / 20,4 = 11,8 por ciento, alto para una proteína.
| Unidades (kg) | Valor a 22,16 € por kg útil | |
|---|---|---|
| Stock inicial | 8,0 | 177 € |
| Compras | 18,0 | 399 € |
| Stock final | 3,2 | 71 € |
| Consumo real | 22,8 | 505 € |
| Consumo teórico (120 platos × 170 g) | 20,4 | 452 € |
| Desviación (11,8%) | 2,4 | 53 € |
Necesitas cuatro datos, y a la mayoría de restaurantes les falta al menos uno:
- Un recuento inicial y final de cada artículo, en la misma unidad, para el mismo periodo
- Cada compra del periodo, línea a línea, en esa unidad
- El mix de venta del POS para el periodo
- Recetas asignadas a cada artículo del POS, con cantidades ajustadas por rendimiento
Si falla el número 2, tu consumo real está mal; si falla el número 4, tu teórico está mal. En cualquiera de los dos casos, la desviación es ruido, así que arregla primero los datos de entrada. El dato 1 falla por falta de tiempo, por eso cómo hacer un inventario en restaurante con recuento ciego apunta a 30 minutos. El dato 4 falla por fichas desactualizadas, que es donde un escandallo preciso se gana el sueldo.
Calcula la desviación por artículo, multiplícala por el coste útil por unidad y ordena por dinero. Las diez primeras líneas concentran entre el 70 y el 80 por ciento del valor total de la desviación en la mayoría de cocinas.
Referencias realistas: por qué los proveedores no se ponen de acuerdo y el objetivo del 2%
Pregunta a tres proveedores de software cuál es una desviación de food cost aceptable y te dirán 2 a 3 por ciento, 3 a 5 por ciento y 10 por ciento, a veces en el mismo blog. Nuestro objetivo viene de independientes que cuentan cada semana y reciben en puerta: por debajo del 2 por ciento es alcanzable sin controller, y todo lo que pase del 5 por ciento es sistémico.
Desviación total como porcentaje del coste teórico:
| Desviación | Qué significa en la práctica |
|---|---|
| Por debajo de 1% | Muy ajustado; un QSR con pocos SKU y fichas muy estrictas |
| 1 a 2% | Bien; alcanzable para restaurantes de sala con recuentos semanales |
| 2 a 4% | Normal para una cocina que lleva contando entre uno y tres meses |
| 4 a 8% | Algo falla aguas arriba: datos, gramajes o recepción |
| Más de 8% | A menudo está roto el cálculo más que la cocina; revisa primero asignaciones y unidades |
Por categoría, proteínas y destilados deberían estar por debajo del 2 por ciento. La verdura puede moverse entre 3 y 5 por ciento por mermas de limpieza y deterioro. Una desviación de barra por debajo del 3 por ciento está bien; por encima del 6 por ciento apunta a medida de servicio o invitaciones no registradas.
En un restaurante con 25.000 € al mes en compras de comida, pasar de una desviación del 5 por ciento al 2 por ciento son 750 € al mes.
Las cinco causas raíz
1. Gramaje
La causa más común y la más fácil de corregir. Una ración de salmón de 170 g cortada a ojo acaba de media en 185 a 195 g, una desviación del 10 por ciento en la partida antes de que falle nada más. Solución: báscula en la partida para proteínas y quesos, cacillos medidos para arroces y salsas, y una comprobación semanal de diez platos durante el servicio.
2. Merma
Sobreproducción, deterioro por mala rotación, devoluciones de plato, producto que se cae. Solución: un registro de mermas con artículo, cantidad y motivo; dos semanas apuntando suelen enseñar los dos o tres artículos que explican casi todo. Las listas de mise en place ajustadas a la previsión recortan la sobreproducción.
3. Robo
Menos común de lo que muchos dueños creen y más común de lo que el equipo admite. Destilados, proteínas premium y cualquier cosa que quepa en una bolsa suelen ser los objetivos. Solución: recuentos diarios de la lista A, dos personas en el recuento, recepción firmada por alguien que no sea quien hizo el pedido. El patrón a buscar es desviación en artículos concretos de alto valor que se dispara en turnos concretos.
4. Errores de recepción
Entregas cortas, sustituciones, cajas dañadas aceptadas, facturas de producto que no llegó. Esto infla las compras y por tanto el consumo real, así que aparece desviación sin que se haya tirado nada. Un faltante de 2 kg en una caja de 20 kg es un 10 por ciento de desviación en ese artículo esa semana. Solución: revisar cada entrega contra la factura en la puerta, pesar las proteínas y anotar faltantes en la factura antes de que nadie la meta en el sistema.
5. Asignación de recetas
La silenciosa. Un artículo del POS asignado a la receta equivocada, una receta sin factor de rendimiento, un modificador (“extra cheese”) sin ingrediente asignado, un especial sin receta detrás. Cada caso hace que el consumo teórico esté mal, así que aparece desviación donde no la hay y desaparece donde sí la hay. Solución: revisión mensual de artículos del POS sin receta y de recetas con la mayor desviación. Muchas veces la receta está mal y la cocina está bien.
Una secuencia de diagnóstico
Para un artículo con una desviación grande, revisa en este orden, que también es el orden de probabilidad y de coste:
- ¿La unidad es consistente entre recuento, compra y receta? (kg en el recuento, cajas en la factura, gramos en la receta)
- ¿Se introdujo cada entrega? Cruza facturas recibidas contra compras registradas.
- ¿La receta está asignada a cada artículo y modificador del POS que usa este ingrediente?
- Pesa diez raciones. Compáralas con la ficha.
- Revisa el registro de mermas de ese artículo.
- Mira la desviación por día y por turno.
La mayoría de desviaciones grandes se resuelven en los pasos 1 a 3 sin culpa de la cocina, por eso el número asusta el primer mes y luego se estabiliza.
Cómo pasar del 5 por ciento a menos del 2 por ciento
La secuencia que vemos en los operadores que lo consiguen:
- Semanas 1 a 2: Arregla unidades y asignaciones. Cuenta la lista A (los 20 artículos principales por valor) a diario. Espera que la desviación parezca peor al principio, porque ahora los datos de entrada son correctos.
- Semanas 3 a 4: Báscula en pase o partida para proteínas. Empieza el registro de mermas. Revisión de recepción en puerta. La desviación en proteínas suele reducirse a la mitad aquí.
- Mes 2: Recuento completo semanal. Revisa cada lunes las diez principales desviaciones por valor. Reescandalla las recetas cuya desviación siga descuadrada; en la mayoría de casos la ficha está mal.
- Mes 3: La desviación debería estar por debajo del 3 por ciento en total y por debajo del 2 por ciento en proteínas. Los artículos que queden son los que toca hablar.
Todo el proceso lleva unos 90 días y casi no requiere inversión.
Dónde encaja la herramienta
La desviación solo es tan buena como sus cuatro datos de entrada, y los dos que más fallan son las compras (facturas metidas tarde o no metidas) y los recuentos (se saltan porque llevan demasiado tiempo). Construimos bilz alrededor de esos dos puntos: OCR de facturas por línea en la entrega para mantener las compras al día, recuentos con móvil en orden de estantería para que se hagan, y consumo teórico desde ventas del POS asignadas a recetas escandalladas (funcionalidades). La salida es un informe semanal de desviación por valor y por artículo, sin hoja de cálculo, desde 29 € por local al mes. El método de arriba funciona con cualquier herramienta.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es una desviación de inventario aceptable para un restaurante?
Por debajo del 2 por ciento del coste teórico para un independiente bien llevado con recuentos semanales; por debajo del 1 por ciento para un QSR con pocos SKU. Entre 2 y 4 por ciento es normal en los tres primeros meses. Por encima del 5 por ciento significa algo sistémico: datos, gramajes o recepción.
¿Cómo se calcula la desviación de inventario?
El consumo real es stock inicial más compras menos stock final. El consumo teórico son las unidades vendidas en el POS multiplicadas por la cantidad de receta por artículo. La desviación es real menos teórico; divide entre el teórico para sacar el porcentaje, y multiplica por el coste útil por unidad para la cifra en euros.
¿Qué es el food cost teórico?
El food cost teórico es lo que debería haberte costado la comida según lo que has vendido, calculado con ventas del POS y recetas escandalladas. Si cada ración coincidiera con la ficha y no hubiera merma, robo ni entregas cortas, el food cost real sería igual al teórico.
¿Qué causa la desviación de food cost?
Cinco cosas, en orden aproximado de frecuencia: exceso de gramaje, merma y deterioro, robo, errores de recepción como entregas cortas, y errores de asignación de recetas en el POS. La última crea desviación sobre el papel sin que salga producto del local, así que revisa cómo se configuran recetas y listas de artículos antes de culpar a la partida.
¿Puede la desviación ser negativa?
Sí. Una desviación negativa significa que has usado menos de lo que dicen las recetas: raciones por debajo de ficha, una ficha demasiado generosa, o un recuento o entrega mal introducidos. Trátalo primero como un problema de asignación o ficha; una cocina que sirve por debajo de ficha está engañando al cliente.
