Miesięczny P&L restauracji od księgowego dostajesz zwykle około 15. dnia kolejnego miesiąca. Zanim zobaczysz, że wskaźnik food cost w marcu wyniósł 36 procent, jesteś już w połowie kwietnia, dostawca znowu zmienił ceny, a kucharz, który dawał za duże porcje, robi to od sześciu tygodni.
Miesięczny rachunek zysków i strat pokazuje, co już się stało. Dzienny P&L restauracji daje ci liczbę, którą wciąż możesz zmienić. Żeby go zbudować, potrzebujesz trzech strumieni danych i arkusza. Najtrudniejszy strumień to faktury.
Co zawiera P&L restauracji, a co pomija wersja dzienna
Pełny rachunek zysków i strat restauracji idzie od sprzedaży netto przez koszt sprzedanych produktów, pracę, koszty operacyjne i lokalowe aż do zysku netto. Wersja dzienna zostawia te linie, które ruszają się każdego dnia i na które możesz wpłynąć jutro:
| Linia | Źródło | Po co tu jest |
|---|---|---|
| Sprzedaż netto | POS | Wszystko inne liczysz jako procent od tego |
| Koszt jedzenia i napojów | Faktury odebrane tego dnia albo bieżąca wartość zakupów | Największy koszt pod twoją kontrolą |
| Koszt pracy | Rejestr czasu pracy albo grafik | Drugi największy koszt pod twoją kontrolą |
| Prime cost | Jedzenie + praca | Jedna liczba, która mówi, czy dzień się spiął |
| Gratisy, storna, rabaty | POS | Wczesny sygnał problemów na sali |
| Liczba gości i średni rachunek | POS | Kontekst dla wszystkiego powyżej |
Czynsz, ubezpieczenie, raty kredytu i amortyzacja nie zmieniają się we wtorek. Zostaw je do widoku miesięcznego. Sieci i grupy wielolokalowe nazywają dzienny arkusz flash reportem.
Prime cost w restauracji: wzór i benchmarki
Prime cost to koszt jedzenia i napojów plus całkowity koszt pracy (wynagrodzenia, podatki od płac, benefity), jako procent sprzedaży netto:
Prime cost % = (koszt jedzenia i napojów + całkowity koszt pracy) / sprzedaż netto × 100
Większość poradników podaje zdrowy zakres na poziomie 55 do 65 procent. Dla niezależnej restauracji z pełną obsługą celuj w 60 do 65 procent. Quick service może działać na 55 do 60. Powyżej 68 procent przez więcej niż kilka tygodni biznes nie generuje dość, żeby pokryć wszystko poniżej tej linii.
Przykład dla restauracji na 100 miejsc w piątek:
- Sprzedaż netto: 9 400 zł
- Zakupy jedzenia i napojów przypisane do dnia: 2 900 zł (30,9 procent)
- Praca z podatkami: 2 950 zł (31,4 procent)
- Prime cost: 5 850 zł czyli 62,2 procent
To jest dobry dzień. A teraz kolejny wtorek:
- Sprzedaż netto: 3 100 zł
- Jedzenie i napoje: 1 050 zł (33,9 procent)
- Praca: 1 520 zł (49,0 procent)
- Prime cost: 2 570 zł czyli 82,9 procent
Wtorek traci pieniądze. Miesięczny P&L miesza ten wtorek z piątkiem i pokazuje 66 procent, co wygląda prawie okej. Widok dzienny pokazuje, że we wtorki masz za dużo ludzi na zmianie o około 500 zł czyli 2 000 zł miesięcznie i 24 000 zł rocznie. Widać to tylko wtedy, gdy patrzysz na dni osobno.
Jak zbudować dzienny P&L z POS, faktur i pracy
Sprzedaż
Każdego wieczoru pobieraj z POS sprzedaż netto, liczbę gości, gratisy i storna. Toast, Square, Clover, Lightspeed i Syrve udostępniają to przez raporty albo API; integracje POS z Toast, Square, Clover i Lightspeed robią to za ciebie. Sprzedaż netto oznacza po rabatach i gratisach, przed podatkiem i napiwkami.
Koszt jedzenia i napojów
To jest najtrudniejsza część i powód, dla którego większość pojedynczych lokali kończy na miesięcznym P&L. Są dwa sposoby na dzienny wskaźnik food cost:
- Metoda zakupowa. Food cost za dzień równa się fakturom odebranym tego dnia. Proste, ale skacze. Używaj kroczącej sumy zakupów z 7 dni do kroczącej sprzedaży z 7 dni; to wygładza dostawy i daje użyteczną liczbę w skali tygodnia.
- Metoda teoretyczna. Food cost równa się sumie kosztów receptur wszystkiego, co sprzedałeś, na podstawie miksu pozycji z POS. Równe dzień po dniu, ale wymaga skalkulowanych receptur przypiętych do każdej pozycji w POS.
Zacznij od kroczących zakupów, a przejdź na teoretyczny food cost, kiedy receptury będą policzone. W obu przypadkach faktury muszą trafiać do systemu w dniu dostawy, linia po linii; stos papieru czekający do piątku to powód, dla którego dzienny P&L nigdy nie powstaje.
Zakupy równają się zużyciu tylko wtedy, gdy stan otwarcia i zamknięcia magazynu się zgadzają, więc rób co tydzień 30-minutową ślepą inwentaryzację. Zamienia liczbę zakupów w prawdziwy wskaźnik food cost i pokazuje, czy dzienna liczba odjechała.
Praca
Eksportuj godziny i stawki z grafiku albo rejestru czasu pracy. Dodaj część podatków od wynagrodzeń po stronie pracodawcy i benefity jako stały procent (10 do 15 procent ponad wynagrodzenie brutto, zależnie od przepisów). Pensje menedżerów dziel przez liczbę dni w okresie.
Składanie tego w całość
Na start wystarczy arkusz z jednym wierszem na dzień i kolumnami powyżej. Przy okazji działa jako szablon P&L restauracji do tygodniowego przeglądu. Musi mieć codziennie importowaną sprzedaż, zakupy i pracę. Jeśli choć jedna z tych trzech rzeczy jest ręczna, przestaniesz aktualizować arkusz w ciągu trzech tygodni; zaplanuj to z góry, zamiast liczyć na dyscyplinę.
Cztery liczby, które warto sprawdzać co rano
Patrz na wczoraj i ostatnie 7 dni:
- Procent prime cost. Powyżej 65 procent wczoraj, przy normalnej sprzedaży, to sygnał, żeby sprawdzić kolejne trzy liczby.
- Wskaźnik food cost, kroczące 7 dni. Wzrost o więcej niż 1,5 punktu względem poprzedniego tygodnia oznacza zmianę ceny, problem z odpadami albo problem z porcjowaniem. Tygodniowe różnice inwentaryzacyjne powiedzą ci, co to było.
- Procent pracy według dnia tygodnia. Porównaj wczorajszy wtorek z ostatnimi czterema wtorkami. Przerost obsady wychodzi jako wzór po dniach tygodnia.
- Gratisy i storna jako procent sprzedaży. Powyżej 2 procent jednego dnia warto zadać pytanie. Powyżej 2 procent przez tydzień to problem z prowadzeniem sali albo kradzież.
Pięć minut przy kawie. Potem decyzje: zdejmujesz jednego kelnera z wtorku, dzwonisz do dostawcy w sprawie ceny kurczaka, stawiasz wagę na wydawce.
Tygodniowy rytm
Dzienne liczby pokazują, że coś się zmieniło. Tygodniowy przegląd jest od decyzji, co z tym zrobić:
- Poniedziałek rano, 20 minut: dzienny P&L z zeszłego tygodnia, prime cost według dni, top pięć odchyleń food cost z tygodniowej inwentaryzacji, praca kontra grafik.
- Poniedziałek po południu: grafik na kolejny tydzień skorygowany na podstawie procentu pracy według dni tygodnia z poprzedniego tygodnia.
- Środa: alerty o cenach dostawców z faktur z tego tygodnia; jeśli masz dzwonić do dostawcy, robisz to tutaj.
- Piątek: szybki rzut oka na tydzień do tej pory względem tego samego tygodnia w poprzednim miesiącu.
To około 90 minut tygodniowo i zastępuje miesięczną niespodziankę.
Co się psuje
- Wprowadzasz faktury paczkami, więc food cost skacze i nikt mu nie ufa. Naprawa: łap faktury przy dostawie.
- Bierzesz pracę z grafiku zamiast z rzeczywistych godzin. Naprawa: użyj eksportu z rejestru czasu pracy.
- Sprzedaż zawiera podatek albo napiwki. Naprawa: tylko sprzedaż netto i raz sprawdź definicję.
- Nie robisz inwentaryzacji, więc zakupy odjeżdżają od zużycia. Naprawa: tygodniowy remanent, nawet krótki.
- Duża faktura wpada 1. dnia miesiąca za towar zużyty w poprzednim miesiącu. Naprawa: datuj zakupy według dostawy i pozwól, żeby 7-dniowa średnia to wchłonęła.
Gdzie pasuje bilz
Dzienny P&L jest rzadki, bo wymaga trzech strumieni danych każdego dnia, a najczęściej wykłada się strumień faktur. bilz łączy się z POS po sprzedaż, łapie faktury zdjęciem albo mailem przy dostawie przez OCR faktur na poziomie pozycji i bierze pracę z twojego narzędzia do grafików, więc cztery poranne liczby masz w telefonie przed pierwszą dostawą. Dzienny P&L to jedna z funkcji zaplecza dostępnych od 129 zł za lokal miesięcznie. Powyższa struktura wystarczy, żeby najpierw przetestować metodę w arkuszu.
Najczęstsze pytania
Co zawiera P&L restauracji?
Sprzedaż netto, koszt sprzedanych produktów (jedzenie i napoje), pracę, koszty operacyjne takie jak środki i marketing, koszty lokalowe takie jak czynsz i media oraz zysk netto. Wersja dzienna zostawia sprzedaż, COGS, pracę, prime cost, gratisy i liczbę gości, a stałe linie zostawia na miesiąc.
Jaki prime cost jest dobry dla restauracji?
Między 55 a 65 procent sprzedaży netto, zależnie od konceptu. Niezależne lokale z pełną obsługą są blisko 60 do 65; quick service i bary potrafią utrzymać 55 do 60. Kilka tygodni z rzędu powyżej 68 procent zostawia za mało na czynsz, marketing i zysk.
Jak często restauracja powinna sprawdzać P&L?
Cztery dzienne liczby każdego poranka, 20-minutowy tygodniowy przegląd w poniedziałek i pełny miesięczny rachunek, kiedy wyśle go księgowy. Widok dzienny i tygodniowy to miejsca, w których zmieniasz obsadę i zakupy.
Dlaczego miesięczny P&L przychodzi za późno?
Przychodzi od dwóch do sześciu tygodni po tym, jak koszty już się wydarzyły, więc cena dostawcy, zbyt duże porcje i przeładowany ludźmi wtorek działają przez kolejny miesiąc. Widok dzienny pokazuje tę samą liczbę, kiedy wciąż możesz zmienić grafik albo zamówienie na następny tydzień.
