La mayoría de compras de software de inventario para restaurantes fallan hacia el tercer mes. La demo pintaba bien, firmaste el contrato y luego las facturas dejaron de entrar durante dos semanas y todo acabó convertido en una hoja de cálculo cara. El checklist de abajo está pensado justo para evitar ese fallo.
Para quién es esto
Operadores con uno a cinco locales y sin equipo financiero. Los grupos de 20 con un controller necesitan una suite completa de back office y pueden saltar directamente a la tabla de precios.
El checklist de 12 puntos
1. Digitalización de facturas que funcione en la puerta de proveedores
Empieza por cómo entran las facturas. Si la respuesta es “las picas tú”, el sistema estará desactualizado en menos de un mes. Busca captura con foto desde el móvil, reenvío por email y digitalización de facturas de proveedores con IA que lea las líneas, no solo el total. Pregunta qué pasa con un albarán escrito a mano por el proveedor de pescado.
2. Precisión línea a línea
El seguimiento de precios, el escandallo y las desviaciones dependen de que cada línea de factura coincida con el producto correcto. Pregunta cómo gestiona el software a un proveedor que una semana escribe “CHK THIGH B/L 5KG” y la siguiente “Chicken thigh boneless”.
3. Integración con el TPV que usas
Pregunta por tu sistema concreto: Toast, Square, Clover, Lightspeed o Syrve. Pregunta si las ventas entran por artículo (necesario para el consumo teórico) o como total diario (no basta), y cuánto tarda en activarse la integración con el TPV.
4. Recuentos móviles, en orden de estantería y a ciegas
Nadie hace un recuento con un portátil dentro de la cámara. El recuento tiene que funcionar en el móvil, en orden de estantería y con las cantidades esperadas ocultas; los recuentos de stock a ciegas sacan a la luz los errores que un recuento abierto tapa.
5. Escandallo con rendimiento y precios actualizados
Las recetas necesitan un porcentaje de rendimiento por ingrediente y precios que se actualicen desde las facturas. Un módulo de escandallo donde metes los precios a mano es una hoja de cálculo con login.
6. Alertas de cambio de precio
El software debería avisarte cuando cambia el precio unitario de un producto, con el umbral que tú definas, y normalizar formatos de compra para detectar también una caja que se encoge. Si las alertas solo existen en un informe que tienes que acordarte de sacar, no existen.
7. Informes de desviaciones que vas a mirar
Teórico frente a real, por artículo, por valor, para el periodo que elijas. El informe que vas a mirar es “las diez mayores desviaciones por valor económico esta semana”. Si llegar ahí lleva más de dos clics, dejarás de mirarlo.
8. Varios locales, si los tienes o los quieres
¿Puedes ver todos los locales en una sola vista, comparar el precio de un producto entre locales y traspasar stock de uno a otro? Si tienes un solo local, pregúntalo también.
9. Tiempo de implantación y quién lo hace
Pide un número de días hasta el primer informe de desviaciones útil, y pregunta quién mete el maestro de productos y las recetas. “Lo hacéis vosotros, en unas cuatro semanas” es una respuesta honesta. “Lo hace nuestro equipo en una semana a partir de vuestras facturas” es mejor.
10. Modelo de precios previsible
Por local y mes, sin cargos por usuario, es lo más fácil de presupuestar. Ojo con los costes de implantación, los cargos por factura, las licencias por usuario y los cargos separados por la integración con el TPV. Pide por escrito la cifra mensual total para tu número de locales.
11. Soporte que responde durante el servicio
Los restaurantes se rompen a las 7 pm un viernes. Pregunta cómo es el soporte a esa hora y si te atiende una persona.
12. Exportar y salir
¿Puedes sacar tus datos en CSV: productos, precios, recetas, recuentos? Un proveedor que lo pone difícil te está diciendo algo.
Preguntas para hacer en la demo
Lleva una factura real, una hoja de recuento real y una receta real. Luego:
- “Escanea esta factura ahora. Enséñame las líneas.” Mira qué pasa con la complicada.
- “Esta es mi hoja de recuento. Enséñame cómo lo haría mi equipo en un móvil.”
- “Haz el escandallo de esta receta con los precios de esa factura.”
- “¿Cómo se ve el informe de desviaciones después de una semana? ¿Y después de un mes?”
- “¿Qué artículos de mi TPV habría que mapear con recetas, y quién lo hace?”
- “¿Cuál es el coste mensual total para dos locales, todo incluido, incluida la conexión con el TPV?”
- “¿Qué pasa si dejamos de meter facturas durante diez días?”
La última pregunta es la buena; una buena respuesta explica cómo te ayuda el sistema a volver al carril.
Señales de alarma
- La demo usa datos de muestra perfectos y la persona que presenta no quiere usar los tuyos
- El OCR se describe como “AI-powered”, pero en la demo aparece alguien tecleando
- La integración con el TPV está “coming soon” o “through a partner”
- El precio solo está disponible después de una llamada comercial previa
- La implantación es un PDF
- Los recuentos requieren un portátil o un escáner dedicado
- El informe de desviaciones es una exportación a hoja de cálculo
Cuánto cuesta el software de inventario para restaurantes: precios públicos comparados
Los precios de abajo son por local y mes, sacados de páginas de proveedores y listados de terceros (Capterra, G2, SelectHub, GetApp) en noviembre de 2026. Confírmalo con un presupuesto; la mayoría de proveedores tarifican por volumen.
| Proveedor | Pensado para | Precio público | Punto fuerte | Pega |
|---|---|---|---|---|
| Restaurant365 | Grupos multilocal con equipo financiero | Alrededor de $469 a $499 (Essential plan) | Contabilidad, nóminas, turnos e inventario en un único libro mayor | Implantación enterprise; pesado por debajo de diez locales |
| MarginEdge | Pequeños grupos con responsable de administración | $350 (reseñas antiguas $330); $500 con Freepour | Procesamiento de facturas; sincronización con QuickBooks, Sage, Xero | El precio medio más alto para un solo local |
| MarketMan | Independientes y grupos centrados en pedidos | $199 a $299 según nivel (G2: $239 para un local) | Catálogo de proveedores, pedidos, escandallo | Semanas de implantación; necesita una persona dedicada |
| xtraCHEF by Toast | Operadores con Toast que añaden cuentas a pagar e inventario | Desde $149 según volumen de facturas (listados de terceros; Toast no lo publica) | Vive dentro de la cuenta de Toast | Solo Toast |
| bilz | De uno a quince locales, sin persona de back office | desde 29 € por local, tres planes | OCR de facturas con IA, recuentos a ciegas, alertas de precio, P&L diario; Toast, Square, Clover, Lightspeed, Syrve | Sin sincronización contable todavía (roadmap); sin nóminas ni libro mayor |
Dónde encajan las opciones principales
Restaurant365, MarginEdge y MarketMan son las plataformas establecidas y más pesadas, con más módulos y más implantación de la que necesita un solo local. R365 es la respuesta correcta para diez o más locales que quieren contabilidad, nóminas e inventario en un solo sistema, y la respuesta equivocada para un operador de dos locales que quiere tener el inventario funcionando la semana que viene.
xtraCHEF by Toast es el complemento natural si trabajas con Toast; los operadores con Square, Clover o Lightspeed tienen que mirar en otro sitio.
bilz está en el segmento más ligero: un encargado con un móvil manteniendo el porcentaje de food cost bajo control sin oficina, desde 29 € por local y mes para uno hasta unos quince locales. Todavía no sincroniza con software contable (está en el roadmap; hoy tu asesoría trabaja con exportaciones) y no hace nóminas ni libro mayor, así que un grupo que quiera un sistema para todo debería mirar Restaurant365.
Una forma sencilla de decidir
Puntúa cada candidato en los 12 puntos anteriores, de 0 a 2 cada uno; cualquier cosa por debajo de 16 de 24 no aguantará. Luego da más peso a la digitalización de facturas (punto 1) y al tiempo de implantación (punto 9), que son los que deciden si el sistema está vivo en un mes o abandonado en tres.
Reserva demos con dos proveedores, lleva tus propias facturas a ambas y elige aquel en el que la factura entre limpia. Para ver las respuestas de bilz a los 12 puntos antes de una demo, la FAQ cubre tiempo de implantación, cobertura de TPV y roadmap.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el mejor software de inventario para un restaurante pequeño?
El que tu equipo vaya a seguir usando para digitalizar facturas. Para uno a cinco locales sin responsable de administración, eso significa OCR de facturas desde el móvil, recuentos a ciegas en el móvil y precio plano por local: bilz, el nivel de entrada de MarketMan o xtraCHEF si usas Toast.
¿Cuánto cuesta el software de inventario para restaurantes?
Los precios públicos van desde alrededor de $149 por local y mes (el mínimo listado de xtraCHEF), pasando por $199 a $299 (MarketMan) y $350 (MarginEdge), hasta $469 a $499 para el plan Essential de Restaurant365; bilz empieza en 29 € por local al mes. En algunos proveedores hay costes de implantación, licencias por usuario y cargos por conector del TPV, así que pide la cifra total.
¿Toast, Square o Lightspeed tienen inventario integrado?
Cada uno trae un módulo básico de stock, y Toast vende xtraCHEF como complemento más completo. Los módulos nativos registran recuentos por artículo, pero no leen las facturas de proveedores línea a línea, así que los precios y el coste de recetas siguen siendo manuales; a una cocina con 300 SKUs y 40 facturas al mes se le quedan cortos.
¿Cuál es la diferencia entre MarginEdge y MarketMan?
MarginEdge parte de la factura y del enlace contable, metiendo las facturas en QuickBooks, Sage o Xero con el inventario asociado, a $350 por local. MarketMan parte de los pedidos y las compras, con catálogo de proveedores y escandallo, a $199 a $299. Elige MarginEdge si la contabilidad manda en la compra, MarketMan si lo que manda son los pedidos.
