O P&L mensal do restaurante chega do contabilista por volta do dia 15 do mês seguinte. Quando te diz que a percentagem de food cost ficou nos 36 por cento em março, já vais a meio de abril, o fornecedor voltou a mexer nos preços e o cozinheiro que andava a pôr doses a mais já o faz há seis semanas.
A demonstração mensal regista o que aconteceu. Um P&L diário no restaurante dá-te um número que ainda consegues mudar. Para o montar precisas de três fontes de dados e uma folha de cálculo, e a fonte difícil são as faturas.
O que inclui um P&L de restaurante, e o que a versão diária deixa de fora
Uma demonstração de resultados completa de um restaurante vai das vendas líquidas ao lucro líquido, passando pelo custo das mercadorias vendidas, mão de obra, custos operacionais e ocupação. A versão diária fica com as linhas que mexem todos os dias e que consegues influenciar amanhã:
| Linha | Fonte | Porque está aqui |
|---|---|---|
| Vendas líquidas | POS | Tudo o resto é uma percentagem disto |
| Custo de comida e bebida | Faturas recebidas nesse dia, ou compras acumuladas | Maior custo controlável |
| Custo de mão de obra | Ponto ou ferramenta de escalas | Segundo maior custo controlável |
| Prime cost | Comida + mão de obra | O número que diz se o dia funcionou |
| Ofertas, anulações, descontos | POS | Indicador precoce de problemas na sala |
| Couvertes e ticket médio | POS | Contexto para tudo acima |
Renda, seguros, empréstimos e depreciações não mudam numa terça-feira. Deixa isso para a visão mensal. Grupos com várias unidades chamam à folha diária um flash report.
Prime cost no restaurante: fórmula e referências
Prime cost é o custo de comida e bebida mais o custo total de mão de obra (salários, encargos sociais, benefícios), como percentagem das vendas líquidas:
Prime cost % = (custo de comida e bebida + mão de obra total) / vendas líquidas × 100
A maioria dos guias publicados coloca a zona saudável entre 55 e 65 por cento. Para um restaurante independente de serviço à mesa, aponta para 60 a 65 por cento. Quick service pode andar nos 55 a 60. Acima de 68 por cento durante mais de algumas semanas, o negócio não gera margem suficiente para pagar tudo o que vem abaixo da linha.
Exemplo para um restaurante de 100 lugares numa sexta-feira:
- Vendas líquidas: 9 400 €
- Compras de comida e bebida atribuídas ao dia: 2 900 € (30,9 por cento)
- Mão de obra incluindo encargos: 2 950 € (31,4 por cento)
- Prime cost: 5 850 € ou 62,2 por cento
É um bom dia. Agora a terça-feira seguinte:
- Vendas líquidas: 3 100 €
- Comida e bebida: 1 050 € (33,9 por cento)
- Mão de obra: 1 520 € (49,0 por cento)
- Prime cost: 2 570 € ou 82,9 por cento
A terça-feira perde dinheiro. O P&L mensal mistura essa terça com a sexta e mostra 66 por cento, que parece quase aceitável. A visão diária mostra que às terças tens equipa a mais em cerca de 500 € ou seja, 2 000 € por mês e 24 000 € por ano, visível só quando olhas para os dias em separado.
Como montar um P&L diário com POS, faturas e mão de obra
Vendas
Tira as vendas líquidas, couvertes, ofertas e anulações do POS todas as noites. Toast, Square, Clover, Lightspeed e Syrve disponibilizam isto em relatórios ou via API; as integrações POS com Toast, Square, Clover e Lightspeed fazem essa recolha por ti. Vendas líquidas significa depois de descontos e ofertas, antes de imposto e gorjetas.
Custo de comida e bebida
Esta é a parte difícil, e a razão pela qual a maioria dos restaurantes individuais fica pelo P&L mensal. Há duas formas de ter um food cost diário:
- Método das compras. O food cost do dia é igual às faturas recebidas nesse dia. Simples, mas irregular. Usa um total móvel de compras de 7 dias contra vendas móveis de 7 dias; isso suaviza as entregas e dá-te um número útil dentro de uma semana.
- Método teórico. O food cost é a soma dos custos das fichas técnicas de tudo o que foi vendido, a partir do mix de artigos do POS. É estável de dia para dia, mas exige fichas técnicas valorizadas e mapeadas para cada artigo do POS.
Começa com compras móveis e passa para o teórico quando as fichas técnicas estiverem custeadas. Em qualquer dos casos, as faturas têm de entrar no sistema no dia em que chegam, linha a linha; uma pilha de papel à espera de sexta-feira é a razão pela qual o P&L diário não existe.
As compras só são iguais ao consumo quando o stock inicial e o stock final batem certo, por isso faz uma contagem de stock cega em 30 minutos todas as semanas. Transforma o número das compras numa verdadeira percentagem de food cost e mostra se o valor diário se desviou.
Mão de obra
Exporta horas e valores à hora da ferramenta de escalas ou do ponto. Soma a parte da entidade empregadora em encargos sociais e quaisquer benefícios como uma percentagem fixa (10 a 15 por cento em cima dos salários brutos, dependendo da jurisdição). Divide os salários fixos dos gerentes pelos dias do período.
Juntar tudo
Uma folha de cálculo com uma linha por dia e as colunas acima chega para começar, e também serve como modelo de P&L de restaurante para a revisão semanal. Precisa de vendas, compras e mão de obra importadas todos os dias. Se alguma das três for manual, vais deixar de a atualizar em três semanas; planeia para isso, não para disciplina.
Os quatro números para veres todas as manhãs
Olha para ontem e para os últimos 7 dias:
- Percentagem de prime cost. Acima de 65 por cento ontem, num dia normal de vendas, é sinal para olhares para os três seguintes.
- Percentagem de food cost, últimos 7 dias. Subir mais de 1,5 pontos face à semana anterior significa mexida de preço, problema de quebras ou problema de porções. A contagem semanal de desvios diz-te qual é.
- Percentagem de mão de obra por dia da semana. Compara a terça de ontem com as últimas quatro terças. Equipa a mais aparece como padrão por dia da semana.
- Ofertas e anulações como percentagem das vendas. Acima de 2 por cento num dia merece uma pergunta. Acima de 2 por cento numa semana é problema de gestão de sala ou de roubo.
Cinco minutos com café. Depois as decisões: cortar um empregado à terça, ligar ao fornecedor por causa do preço do frango, pôr uma balança na linha.
O ritmo semanal
Os números diários mostram que alguma coisa mudou. A revisão semanal é onde decides o que fazer:
- Segunda de manhã, 20 minutos: P&L diário da semana passada, prime cost por dia, top cinco desvios de food cost da contagem semanal, mão de obra versus escala.
- Segunda à tarde: escala da próxima semana ajustada com as percentagens de mão de obra por dia da semana passada.
- Quarta: alertas de aumento de preços dos fornecedores a partir das faturas da semana; qualquer chamada a um fornecedor acontece aqui.
- Sexta: olhar rápido para a semana até agora contra a mesma semana do mês passado.
São cerca de 90 minutos por semana, e substituem a surpresa mensal.
O que costuma correr mal
- Lanzas faturas em lote, por isso o food cost oscila e ninguém confia nele. Correção: captura as faturas na entrega.
- Vais buscar a mão de obra à escala em vez das horas reais. Correção: usa a exportação do ponto.
- As vendas incluem imposto ou gorjetas. Correção: só vendas líquidas, e confirma a definição uma vez.
- O stock não é contado, por isso as compras afastam-se do consumo. Correção: uma contagem semanal, mesmo que curta.
- Uma fatura grande entra no dia 1 para produtos usados no mês passado. Correção: data as compras pela entrega e deixa o acumulado de 7 dias absorver isso.
Onde entra o bilz
O P&L diário é raro porque precisa de três fontes de dados todos os dias, e a fonte das faturas é a que falha. O bilz liga-se ao POS para as vendas, captura faturas por foto ou email na entrega com OCR ao nível da linha, e recebe a mão de obra da tua ferramenta de escalas, para que os quatro números da manhã estejam no teu telemóvel antes da primeira entrega. O P&L diário é uma das funcionalidades de back office incluídas desde 29 € por localização por mês. A estrutura acima chega para experimentares o método primeiro numa folha de cálculo.
Perguntas frequentes
O que inclui um P&L de restaurante?
Vendas líquidas, custo das mercadorias vendidas (comida e bebida), mão de obra, custos operacionais como consumíveis e marketing, custos de ocupação como renda e utilities, e lucro líquido. A versão diária fica com vendas, CMV, mão de obra, prime cost, ofertas e couvertes, e deixa as linhas fixas para o mês.
O que é um bom prime cost para um restaurante?
Entre 55 e 65 por cento das vendas líquidas, dependendo do conceito. Restaurantes independentes de serviço à mesa andam perto dos 60 a 65; quick service e bares conseguem manter 55 a 60. Semanas seguidas acima de 68 por cento deixam demasiado pouco para renda, marketing e lucro.
Com que frequência deve um restaurante rever o P&L?
Quatro números diários todas as manhãs, uma revisão semanal de 20 minutos à segunda-feira, e a demonstração mensal completa quando o contabilista a envia. As visões diária e semanal são onde mudas equipa e compras.
Porque é que um P&L mensal chega tarde demais?
Chega duas a seis semanas depois de os custos acontecerem, por isso o preço do fornecedor, as doses a mais e a terça-feira com equipa a mais já correram por mais um mês. Uma visão diária mostra o mesmo número enquanto ainda consegues mudar a escala ou a encomenda da próxima semana.
