La mayoría de restaurantes hacen mal los recuentos de stock por una razón: el recuento tarda demasiado, así que se hace una vez al mes como mucho, el equipo deja de fiarse de los números y acabas saltándote el siguiente. Esta guía explica cómo hacer inventario en un restaurante con un recuento ciego de stock que cabe en 30 minutos, el procedimiento que vemos funcionar en cocinas de 40 a 200 cubiertos, en papel o en el móvil.
Qué significa “ciego” y por qué es mejor que contar contra cantidades esperadas
En un recuento ciego de inventario, la persona que cuenta no ve la cantidad esperada. La hoja dice “Contramuslo de pollo, kg” y una casilla vacía, sin un “esperado 14,2” al lado.
Si enseñas el número esperado a quien cuenta, se ancla a él: un vistazo a la cámara, más o menos una caja, escribe 14. Si lo ocultas, pesa el recipiente y escribe 11,6. Esa diferencia de 2,6 kg es precisamente la razón por la que haces el recuento.
Un recuento ciego también elimina la tentación de corregir una cifra que “parece mal”. Una cifra que parece mal es información, y la quieres en la hoja.
Antes de empezar: entregas, distribución, unidades
Deja esto montado una vez.
Fija el orden de recuento según la distribución física. Tu lista debe seguir el camino que recorre una persona: cámara de izquierda a derecha, de la balda superior a la inferior, luego economato, luego barra, luego línea. Una lista alfabética significa ir quince veces del congelador a la estantería. Invierte 45 minutos una vez en poner los artículos en orden de estantería (Toast lo llama shelf-to-sheet) y cada recuento después irá más rápido.
Decide la unidad de recuento por artículo y déjala por escrito. “Tomates” no es una unidad. Elige una por artículo y mantenla:
- Artículos por peso (carne, pescado, queso, fruta y verdura): kg o lb, pesados
- Artículos por caja (latas, bebidas, secos): cajas más unidades sueltas
- Envases abiertos (aceites, salsas, destilados): décimas, a ojo o por peso
Las décimas para botellas abiertas son suficientes; 0,3 frente a 0,4 en un litro de aceite de oliva no es donde se te va el dinero.
Cuenta justo después del cierre o antes de las entregas. El recuento es una foto fija, y una línea sacando producto en medio del servicio la emborrona. Cuenta después del cierre, antes de que el equipo de limpieza reorganice la cámara, o a primera hora de la mañana antes de que llegue la primera entrega. Si llega una entrega a mitad del recuento, apunta lo que ha entrado y déjalo fuera.
Cómo hacer inventario en un restaurante: el procedimiento de 30 minutos
Minutos 0 a 2: prepara el recuento
Imprime la hoja de recuento de inventario del restaurante en orden de estantería, o abre el recuento en el móvil. Confirma que la columna de esperado está oculta y que no hay ninguna entrega prevista durante esa ventana.
Minutos 2 a 25: dos personas, un recorrido, sin hablar
Una persona cuenta y canta la cantidad, la otra registra. Quien registra no cuenta y quien cuenta no escribe. Avanzad siguiendo el orden de estantería sin saltaros nada. Si falta algo en la lista, apuntadlo al final en vez de poneros a buscarlo. Con dos personas y un recorrido con sentido, un recuento de cocina de 150 artículos tarda 20 a 25 minutos.
Minutos 25 a 28: envía antes de mirar nada
Introduce el recuento y luego saca el informe de desviaciones. Si alguien quiere volver a comprobar el pollo, puede hacerlo, pero el número original queda registrado junto al recuento repetido.
Minutos 28 a 30: revisa las diez mayores desviaciones por valor
Mira las diez mayores desviaciones por valor antes del siguiente servicio; un recuento revisado tres días después no genera ninguna acción. La mayoría tendrán una explicación sencilla: una entrega no recepcionada en el sistema, un traspaso a otro local, una receta configurada con la unidad equivocada. Persigue las que no la tengan.
Hojas de recuento frente al móvil
Las hojas de recuento en papel siguen funcionando. Tienen dos costes: la transcripción posterior (15 a 30 minutos tecleando, con algún error) y el retraso entre contar y ver las desviaciones.
Contar en el móvil, en orden de estantería, con las cantidades esperadas ocultas, elimina ambas cosas. El recuento queda vivo en cuanto introduces el último artículo, y la desviación se puede leer antes de que quien ha contado se quite el delantal. La entrada por voz (“contramuslo de pollo once punto seis”) gana al teclado cuando tienes las manos frías o mojadas, que en una cámara es casi siempre.
Si sigues con papel, imprime la hoja en orden de estantería y quita la columna de esperado.
Cada cuánto contar qué: diario, semanal, mensual
Contarlo todo a diario es perder tiempo; contarlo todo mensualmente es demasiado lento para detectar problemas. Divide la lista por valor y riesgo:
| Grupo | Qué entra | Frecuencia | Número típico de artículos |
|---|---|---|---|
| A: alto valor o alto riesgo | Proteínas, marisco y pescado, destilados, queso, producto fresco especial | Diario o cada dos días | 15 a 25 artículos |
| B: medio | Lácteos, cerveza, vino, salsas preparadas, aceites | Semanal | 40 a 60 artículos |
| C: bajo | Secos, latas, papel, limpieza | Mensual | Todo lo demás |
El grupo A son unos 20 artículos y el 60 a 70% de tu food cost. Contarlo a diario lleva ocho minutos y detecta la mayoría de los problemas que merece la pena detectar. El recuento completo (A más B más C) es el mensual, y alimenta el cálculo real de tu porcentaje de food cost.
Límites de desviación: cuándo actuar
Define límites por valor y también por porcentaje, porque el 20% de un artículo de 3 € es ruido y el 3% de 900 € en vacuno es una conversación.
Una regla práctica para un restaurante de un solo local:
- Señala cualquier artículo con una desviación superior a 25 € en el periodo
- Señala cualquier artículo con una desviación superior al 5% del consumo, sea cual sea el valor
- Investiga cualquier artículo señalado dos veces seguidas
En un mes, una cocina bien llevada acaba con una desviación total del 1 a 2% de las compras. Entre 2 y 4% es normal para una cocina en sus primeros meses contando. Por encima de 4% suele apuntar más a un recuento poco fiable (unidades mezcladas, entregas no recepcionadas en el sistema) que a una pérdida real, así que arregla el proceso antes de culpar al equipo. Para ver la fórmula y las cinco causas raíz, consulta desviación de inventario aceptable después de un recuento.
Por qué un recuento tarda 90 minutos en vez de 30
- La lista está en orden alfabético, o en el orden en que alguien la montó hace dos años
- Las unidades no son coherentes, así que quien cuenta se para a preguntar
- El stock está en tres sitios y la lista no dice cuáles
- La cantidad esperada está visible y la gente discute con ella
- Se cuenta en mitad del servicio y hay interrupciones
- Papel, luego teclear, luego revisar lo tecleado
Arregla las tres primeras cosas y desaparece la mayor parte del tiempo.
Un ejemplo realista
Un bistró de 90 plazas con una lista de 160 artículos. Antes: recuento mensual, hoja en papel alfabética, dos horas incluyendo la entrada de datos, sin revisión de desviaciones.
Después de reorganizar la lista en orden de estantería y dividirla en grupos A, B y C:
- Recuento A diario: 22 artículos, 7 minutos, una persona
- Recuento B semanal: 55 artículos, 15 minutos, dos personas
- Recuento completo mensual: 160 artículos, 28 minutos, dos personas
El tiempo total de recuento al mes pasó de 2 horas a unas 4,5 horas. La desviación en proteínas pasó de ser una cifra desconocida a 1,8% en dos meses, porque alguien miraba los números cada mañana. Sobre 18.000 € de compras mensuales de proteína, el propietario lo notó.
Dónde encaja el software
El software se gana el sitio en dos puntos: ocultar la columna de esperado y contabilizar compras sin que nadie las teclee. Si las facturas se escanean al recibir la entrega, las compras ya están en el sistema cuando cuentas, y un recuento con el móvil en orden de estantería genera el informe de desviaciones antes de que salgas del local. Busca recuentos móviles en orden de estantería, un modo ciego y digitalización de facturas de proveedores línea a línea (lista de funciones); la lista de comprobación para elegir software de inventario para restaurantes cubre el resto.
Así lo hacemos en bilz: recuentos móviles en orden de estantería, ciegos por defecto, OCR de facturas que contabiliza compras al llegar las entregas, y una vista de desviaciones a la mañana siguiente, desde 29 € por local al mes. El procedimiento de arriba también funciona en papel. Empieza por ahí si hace falta.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un recuento ciego de inventario?
Un recuento ciego de inventario oculta la cantidad esperada a la persona que cuenta. Registra lo que pesa o ve, y después el sistema lo compara con la cantidad teórica. Ocultar el número evita que quien cuenta se ancle a él.
¿Cada cuánto debe hacer inventario un restaurante?
Cuenta los artículos de alto valor y alto riesgo (proteínas, marisco y pescado, destilados, queso) a diario o cada dos días, los artículos de valor medio semanalmente, y la lista completa mensualmente. El recuento mensual alimenta tu porcentaje de food cost; la lista A diaria detecta problemas cuando todavía puedes actuar.
¿Cuánto debe durar un recuento de inventario?
Con una lista en orden de estantería, unidades fijas y dos personas, una cocina de 150 artículos tarda 20 a 25 minutos. Una lista A diaria de 20 artículos lleva menos de diez minutos para una persona. Si un recuento completo se va por encima de una hora, arregla primero el orden de la lista y las unidades.
¿Hay que contar antes o después de una entrega?
Antes. Cuenta después del cierre o a primera hora de la mañana, antes de la primera entrega. Si llega una a mitad del recuento, apunta lo que ha entrado, déjalo fuera de este recuento y recepcionalo en el sistema por separado para que compras y recuentos cuadren.
¿Tengo que pesar envases abiertos?
Pesa proteínas, queso y cualquier otra cosa que compres por peso. Estima botellas abiertas de aceite, salsa y destilados en décimas a ojo; la precisión extra vale menos que el tiempo que cuesta.
