Food cost real vs teórico compara o que as tuas fichas técnicas dizem que devias ter usado com o que as contagens dizem que usaste. A diferença é o desvio de food cost, também chamado desvio de inventário, e é o número mais útil na cozinha: doses a mais, quebras, roubo e má receção custam-te dinheiro sem aparecerem numa fatura, e a linha do desvio é o sítio onde tudo isso aparece.
Food cost real vs teórico: as definições
Consumo teórico é o que a cozinha devia ter consumido, com base nas vendas. Se o POS diz que vendeste 120 pratos de salmão e a ficha técnica pede 170 g de salmão em cada um, o consumo teórico de salmão é 20,4 kg.
Consumo real é o que saiu da casa, a partir das contagens:
Consumo real = stock inicial + compras − stock final
Se abriste a semana com 8 kg de salmão, recebeste 18 kg e fechaste com 3,2 kg, o consumo real foi 22,8 kg.
Food cost teórico é o consumo teórico valorizado ao custo utilizável; food cost real é o consumo real valorizado da mesma forma. A diferença é produto que pagaste e não vendeste.
A fórmula do desvio de food cost, em quilos e euros
Desvio = consumo real − consumo teórico
Desvio % = desvio / consumo teórico
No salmão: 22,8 − 20,4 = 2,4 kg. A 22,16 € por kg utilizável, são 53 € de salmão numa semana sem venda associada. Em percentagem, 2,4 / 20,4 = 11,8%, o que é alto para uma proteína.
| Unidades (kg) | Valor a 22,16 € por kg utilizável | |
|---|---|---|
| Stock inicial | 8,0 | 177 € |
| Compras | 18,0 | 399 € |
| Stock final | 3,2 | 71 € |
| Consumo real | 22,8 | 505 € |
| Consumo teórico (120 pratos × 170 g) | 20,4 | 452 € |
| Desvio (11,8%) | 2,4 | 53 € |
Precisas de quatro dados, e a maioria dos restaurantes falha pelo menos um:
- Uma contagem inicial e final de cada artigo, na mesma unidade, para o mesmo período
- Cada compra no período, linha a linha, nessa unidade
- O mix de artigos do POS no período
- Fichas técnicas ligadas a cada artigo do POS, com quantidades ajustadas ao rendimento
Falha o número 2 e o teu consumo real fica errado; falha o número 4 e o teu teórico fica errado. De qualquer forma, o desvio vira ruído, por isso corrige primeiro os dados. O dado 1 falha por falta de tempo, que é por isso que como fazer inventário de restaurante com contagem cega aponta para 30 minutos. O dado 4 falha por fichas desatualizadas, onde o custeio correto das fichas técnicas paga o seu lugar.
Calcula o desvio por artigo, multiplica pelo custo utilizável por unidade e depois ordena por dinheiro. As dez primeiras linhas concentram 70 a 80% do valor total do desvio na maioria das cozinhas.
Referências realistas: porque os fornecedores discordam, e a meta dos 2%
Pergunta a três fornecedores de software qual é um desvio de food cost aceitável e recebes 2 a 3%, 3 a 5% e 10%, às vezes no mesmo blog. A nossa meta vem de independentes que contam semanalmente e fazem a receção à porta: abaixo de 2% é atingível sem controller, e tudo acima de 5% é sistémico.
Desvio total como percentagem do custo teórico:
| Desvio | O que significa na prática |
|---|---|
| Abaixo de 1% | Apertado; um QSR com poucos SKU e especificações rígidas |
| 1 a 2% | Bom; atingível para restaurantes de serviço completo com contagens semanais |
| 2 a 4% | Normal para uma cozinha que conta há um a três meses |
| 4 a 8% | Alguma coisa a montante está errada: dados, doses ou receção |
| Acima de 8% | Mais vezes o cálculo está partido do que a cozinha; confirma primeiro mapeamento e unidades |
Por categoria, proteínas e bebidas espirituosas devem ficar abaixo de 2%. Legumes, fruta e frescos podem andar nos 3 a 5% por causa de aparas e deterioração. No bar, desvio abaixo de 3% é bom; acima de 6% aponta para medida de serviço ou ofertas não registadas.
Num restaurante com 25 000 € por mês em compras de comida, passar de 5% de desvio para 2% são 750 € por mês.
As cinco causas principais
1. Doses
A causa mais comum e a mais fácil de corrigir. Uma dose de salmão de 170 g cortada a olho fica em média nos 185 a 195 g, um desvio de 10% na linha antes de qualquer outra coisa correr mal. Correção: uma balança no posto para proteínas e queijo, conchas/doseadores para arroz e molhos, e uma verificação semanal de dez pratos durante o serviço.
2. Quebras
Preparação a mais, produto estragado por má rotação, pratos devolvidos, produto que cai ao chão. Correção: um registo de quebras com artigo, quantidade e motivo; duas semanas de registo costumam mostrar os dois ou três artigos por trás da maior parte do problema. Listas de preparação dimensionadas à previsão reduzem preparação a mais.
3. Roubo
Menos comum do que os donos acham e mais comum do que a equipa admite. Bebidas espirituosas, proteínas premium e tudo o que cabe num saco são os alvos habituais. Correção: contagens diárias na lista A, duas pessoas na contagem, receção assinada por alguém que não foi quem fez a encomenda. O padrão a procurar é o desvio em artigos específicos de alto valor a disparar em turnos específicos.
4. Erros na receção
Entregas curtas, substituições, caixas danificadas aceites, faturas de produto que não chegou. Isto aumenta as compras e, portanto, o consumo real, por isso o desvio aparece sem nada ter sido desperdiçado. Uma falta de 2 kg numa caixa de 20 kg é 10% de desvio nesse artigo nessa semana. Correção: confere cada entrega com a fatura à porta, pesa as proteínas e anota as faltas na fatura antes de alguém a lançar.
5. Mapeamento de fichas técnicas
O problema silencioso. Um artigo do POS ligado à ficha técnica errada, uma ficha técnica sem fator de rendimento, um modificador (“queijo extra”) sem ingrediente associado, um especial sem ficha técnica por trás. Cada um destes torna o consumo teórico errado, por isso aparece desvio onde não existe e desaparece onde existe. Correção: uma revisão mensal dos artigos do POS sem ficha técnica e das fichas com maior desvio. Muitas vezes a ficha está errada e a cozinha está bem.
Uma sequência de diagnóstico
Para um artigo com desvio grande, verifica por esta ordem, que também é a ordem de probabilidade e de custo:
- A unidade é consistente entre contagem, compra e ficha técnica? (kg na contagem, caixas na fatura, gramas na ficha técnica)
- Todas as entregas foram lançadas? Confere faturas recebidas com compras registadas.
- A ficha técnica está ligada a cada artigo e modificador do POS que usa este ingrediente?
- Pesa dez doses. Compara com a especificação.
- Verifica o registo de quebras desse artigo.
- Olha para o desvio por dia e por turno.
A maior parte dos grandes desvios resolve-se nos passos 1 a 3 sem culpa da cozinha, que é por isso que o número assusta no primeiro mês e depois estabiliza.
Passar de 5% para menos de 2%
A sequência que vemos nos operadores que conseguem lá chegar:
- Semanas 1 a 2: Corrige unidades e mapeamento. Conta diariamente a lista A (os 20 artigos de maior valor). Espera que o desvio pareça pior no início, porque os dados agora estão certos.
- Semanas 3 a 4: Balança na linha para proteínas. Começa o registo de quebras. Conferência da receção à porta. O desvio nas proteínas costuma cair para metade aqui.
- Mês 2: Contagem completa semanal. Revê todas as segundas-feiras os dez maiores desvios por valor. Recusteia fichas técnicas cujo desvio continua fora; na maioria dos casos a especificação está errada.
- Mês 3: O desvio deve estar abaixo de 3% no total e abaixo de 2% nas proteínas. Os artigos que sobram são aqueles sobre os quais tens de ter conversas.
Isto tudo leva cerca de 90 dias e quase nenhum investimento.
Onde entram as ferramentas
O desvio só é tão bom como os quatro dados de entrada, e os dois que falham mais vezes são as compras (faturas lançadas tarde ou nunca lançadas) e as contagens (saltadas porque demoram demasiado). Construímos o bilz à volta desses dois pontos: OCR de faturas ao nível da linha no momento da entrega mantém as compras atualizadas, contagens no telemóvel por ordem de prateleira fazem com que as contagens aconteçam, e o consumo teórico vem das vendas do POS ligadas a fichas técnicas custeadas (funcionalidades). O resultado é um relatório semanal de desvios por valor e por artigo, sem folha de cálculo, desde 29 € por localização por mês. O método acima funciona com qualquer ferramenta.
Perguntas frequentes
Qual é um desvio de inventário aceitável para um restaurante?
Abaixo de 2% do custo teórico para um independente bem gerido com contagens semanais; abaixo de 1% para um QSR com poucos SKU. Entre 2 e 4% é normal nos primeiros três meses. Acima de 5% significa algo sistémico: dados, doses ou receção.
Como calculas o desvio de inventário?
O consumo real é stock inicial mais compras menos stock final. O consumo teórico são as unidades vendidas no POS multiplicadas pela quantidade da ficha técnica por artigo. O desvio é real menos teórico; divide pelo teórico para obter a percentagem, e multiplica pelo custo utilizável por unidade para obter o valor em euros.
O que é food cost teórico?
Food cost teórico é o que a tua comida devia ter custado dado o que vendeste, calculado a partir das vendas do POS e das fichas técnicas custeadas. Se cada dose batesse certo com a especificação e nada fosse desperdiçado, roubado ou entregue em falta, o food cost real seria igual ao teórico.
O que causa desvio de food cost?
Cinco coisas, por ordem aproximada de frequência: doses a mais, quebras e deterioração, roubo, erros na receção como entregas curtas, e erros de mapeamento das fichas técnicas no POS. O último cria desvio no papel sem produto sair da casa, por isso confirma como as fichas técnicas e listas de artigos são configuradas antes de culpares a linha.
O desvio pode ser negativo?
Sim. Desvio negativo significa que usaste menos do que as fichas técnicas dizem: doses abaixo da especificação, uma especificação demasiado generosa, ou uma contagem ou entrega mal lançada. Trata primeiro como problema de mapeamento ou especificação; uma cozinha a servir abaixo da especificação está a prejudicar os clientes.
