A maioria dos restaurantes falha nas contagens de stock por uma razão simples: a contagem demora demasiado, por isso só acontece uma vez por mês, na melhor das hipóteses, a equipa deixa de confiar nos números e a contagem seguinte fica por fazer. Este guia mostra-te como fazer inventário num restaurante com uma contagem cega de stock que cabe em 30 minutos, o procedimento que vemos funcionar em cozinhas dos 40 aos 200 talheres, em papel ou no telemóvel.
O que quer dizer “cego” e porque bate contar contra quantidades esperadas
Numa contagem cega de stock, a pessoa que conta não vê a quantidade esperada. A folha diz “Coxa de frango, kg” e tem uma caixa vazia, sem um “esperado 14,2” ao lado.
Mostra o número esperado a quem conta e a pessoa agarra-se a ele: olha para a câmara, vê mais ou menos uma caixa, escreve 14. Esconde o número e a pessoa pesa a caixa e escreve 11,6. A diferença de 2,6 kg é precisamente a razão pela qual contas.
Uma contagem cega também tira a tentação de corrigir um número que “parece mal”. Um número que parece mal é informação, e tu queres essa informação na folha.
Antes de começares: entregas, layout, unidades
Define isto uma vez.
Alinha a ordem da contagem com o layout físico. A tua lista deve seguir o caminho que uma pessoa faz: câmara da esquerda para a direita, prateleira de cima para baixo, depois armazém seco, depois bar, depois linha. Uma lista alfabética obriga-te a andar entre o congelador e a prateleira quinze vezes. Gasta 45 minutos uma vez a pôr os artigos por ordem de prateleira (a Toast chama a isto shelf-to-sheet) e todas as contagens seguintes correm mais depressa.
Decide a unidade de contagem por artigo e escreve-a. “Tomates” não é uma unidade. Escolhe uma por artigo e mantém-na:
- Artigos a peso (carne, peixe, queijo, legumes e fruta): kg ou lb, pesados
- Artigos à caixa (latas, bebidas, secos): caixas mais unidades soltas
- Recipientes abertos (óleos, molhos, bebidas espirituosas): décimos, a olho ou por peso
Décimos para garrafas abertas chega bem; 0,3 versus 0,4 num litro de azeite não é onde está o teu dinheiro.
Conta logo depois do fecho ou antes das entregas. A contagem é uma fotografia, e uma linha a puxar produto a meio do serviço desfoca a fotografia. Conta depois do fecho, antes de a equipa de limpeza reorganizar a câmara, ou logo de manhã antes de chegar a primeira entrega. Se uma entrega chegar a meio da contagem, anota o que entrou e deixa-a fora.
Como fazer inventário num restaurante: o procedimento de 30 minutos
Minutos 0 a 2: preparar
Imprime a folha de contagem de stock do restaurante por ordem de prateleira, ou abre a contagem no telemóvel. Confirma que a coluna esperada está escondida e que não há entregas previstas durante essa janela.
Minutos 2 a 25: duas pessoas, um percurso, sem conversa
Uma pessoa conta e diz em voz alta, a outra regista. Quem regista não conta e quem conta não escreve. Avançam pela ordem das prateleiras sem saltar nada. Se faltar algum artigo na lista, anotem no fim em vez de o procurarem. Com duas pessoas e um percurso sensato, uma contagem de cozinha com 150 artigos demora 20 a 25 minutos.
Minutos 25 a 28: submeter antes de olhar para seja o que for
Regista a contagem e só depois corre o relatório de desvios. Se alguém quiser confirmar o frango outra vez, pode fazê-lo, mas o número original fica registado ao lado da recontagem.
Minutos 28 a 30: ver os dez maiores desvios por valor
Olha para os dez maiores desvios por valor antes do próximo serviço; uma contagem revista três dias depois já não gera ação. A maioria vai ter uma explicação simples: uma entrega que não foi lançada no sistema, uma transferência para outra loja, uma ficha técnica mapeada para a unidade errada. Vai atrás dos que não têm explicação.
Folhas de contagem versus telemóvel
As folhas de contagem em papel ainda funcionam. Têm dois custos: a transcrição depois (15 a 30 minutos a escrever, com alguns erros pelo meio) e o atraso entre contar e ver os desvios.
Contar no telemóvel, por ordem de prateleira, com as quantidades esperadas escondidas, elimina os dois. A contagem fica ativa no momento em que inseres o último artigo, e o desvio aparece antes de quem contou tirar o avental. A introdução por voz (“coxa de frango onze vírgula seis”) bate escrever à mão quando tens as mãos frias ou molhadas, que numa câmara é quase sempre.
Se continuares em papel, imprime a folha por ordem de prateleira e tira a coluna esperada.
Com que frequência contar: diário, semanal, mensal
Contar tudo todos os dias é perder tempo; contar tudo uma vez por mês é lento demais para apanhar problemas. Divide a lista por valor e risco:
| Grupo | O que entra | Frequência | Número típico de artigos |
|---|---|---|---|
| A: alto valor ou alto risco | Proteínas, marisco, bebidas espirituosas, queijo, legumes e fruta especiais | Diário ou dia sim, dia não | 15 a 25 artigos |
| B: médio | Lacticínios, cerveja, vinho, molhos preparados, óleos | Semanal | 40 a 60 artigos |
| C: baixo | Secos, latas, papel, limpeza | Mensal | Todo o resto |
O grupo A tem cerca de 20 artigos e representa 60 a 70% da tua food cost. Contá-lo diariamente demora oito minutos e apanha a maior parte dos problemas que valem a pena apanhar. A contagem completa (A mais B mais C) é a mensal, e alimenta o cálculo da tua food cost real.
Limites de desvio: quando agir
Define limites por valor e também por percentagem, porque 20% de um artigo de 3 € é ruído e 3% de 900 € em novilho é uma conversa.
Uma regra prática para um restaurante de uma só localização:
- Assinala qualquer artigo com desvio acima de 25 € no período
- Assinala qualquer artigo com desvio acima de 5% do consumo, seja qual for o valor
- Investiga tudo o que for assinalado duas vezes seguidas
Ao fim de um mês, uma cozinha bem gerida fica com um desvio total de 1 a 2% das compras. Entre 2 e 4% é normal para uma cozinha nos primeiros meses de contagens. Acima de 4% aponta mais vezes para uma contagem pouco fiável (unidades misturadas, entregas não lançadas no sistema) do que para perda real, por isso corrige o processo antes de culpares a equipa. Para a fórmula e as cinco causas de raiz, vê desvio aceitável de stock depois de uma contagem.
Porque é que uma contagem demora 90 minutos em vez de 30
- A lista está por ordem alfabética, ou pela ordem que alguém definiu há dois anos
- As unidades são inconsistentes, por isso quem conta tem de parar para perguntar
- O stock está em três sítios e a lista não diz em qual
- A quantidade esperada está visível e as pessoas discutem com ela
- A contagem acontece a meio do serviço e é interrompida
- Papel, depois passar para o sistema, depois confirmar se foi bem passado
Corrige os três primeiros pontos e a maior parte do tempo desaparece.
Um exemplo prático
Um bistrô de 90 lugares com uma lista de 160 artigos. Antes: contagem mensal, folha em papel por ordem alfabética, duas horas incluindo introdução de dados, sem revisão de desvios.
Depois de reorganizar a lista por ordem de prateleira e dividi-la em grupos A, B e C:
- Contagem diária A: 22 artigos, 7 minutos, uma pessoa
- Contagem semanal B: 55 artigos, 15 minutos, duas pessoas
- Contagem completa mensal: 160 artigos, 28 minutos, duas pessoas
O tempo total de contagem por mês passou de 2 horas para cerca de 4,5 horas. O desvio nas proteínas passou de um número desconhecido para 1,8% em dois meses, porque alguém olhava para os números todas as manhãs. Em 18 000 € de compras mensais de proteína, o dono reparou.
Onde entra o software
O software ganha o seu lugar em dois pontos: esconder a coluna esperada e lançar compras sem ninguém as digitar. Se as faturas forem digitalizadas na entrega, as compras já estão no sistema quando contas, e uma contagem por telemóvel em ordem de prateleira gera o relatório de desvios antes de saíres do edifício. Procura contagens móveis por ordem de prateleira, modo cego e digitalização de faturas ao nível da linha (lista de funcionalidades); a checklist para escolher software de stock para restaurantes cobre o resto.
É assim que fazemos na bilz: contagens móveis por ordem de prateleira, cegas por defeito, OCR de faturas a lançar compras à medida que as entregas chegam, e uma vista de desvios na manhã seguinte, desde 29 € por localização por mês. O procedimento acima também funciona em papel. Começa por aí se tiver de ser.
Perguntas frequentes
O que é uma contagem cega de stock?
Uma contagem cega de stock esconde a quantidade esperada da pessoa que está a contar. A pessoa regista o que pesa ou vê, e o sistema compara depois com a quantidade teórica. Esconder o número impede que quem conta se agarre a ele.
Com que frequência deve um restaurante fazer inventário?
Conta artigos de alto valor e alto risco (proteínas, marisco, bebidas espirituosas, queijo) diariamente ou dia sim, dia não, artigos de valor médio semanalmente, e a lista completa mensalmente. A contagem mensal alimenta a tua percentagem de food cost; a lista A diária apanha problemas enquanto ainda podes agir.
Quanto tempo deve demorar uma contagem de stock?
Com uma lista por ordem de prateleira, unidades fixas e duas pessoas, uma cozinha com 150 artigos demora 20 a 25 minutos. Uma lista A diária de 20 artigos demora menos de dez minutos para uma pessoa. Se uma contagem completa passa de uma hora, corrige primeiro a ordem da lista e as unidades.
Deves contar antes ou depois de uma entrega?
Antes. Conta depois do fecho ou logo de manhã, antes da primeira entrega. Se uma chegar a meio da contagem, anota o que entrou, deixa-a fora desta contagem e recebe-a no sistema à parte para que compras e contagens batam certo.
Tenho de pesar recipientes abertos?
Pesa proteínas, queijo e tudo o resto que compras a peso. Estima garrafas abertas de óleo, molho e bebidas espirituosas em décimos, a olho; a precisão extra vale menos do que o tempo que custa.
