Rzeczywisty vs teoretyczny food cost porównuje to, co według receptur powinieneś zużyć, z tym, co według inwentaryzacji faktycznie zeszło z magazynu. Ta luka to różnice food cost, nazywane też różnicami inwentaryzacyjnymi, i jest to jedna z najbardziej użytecznych liczb w kuchni: za duże porcje, straty, kradzieże i błędy przy przyjęciu towaru kosztują cię pieniądze, choć nie widać ich na fakturze, a linia różnic jest miejscem, w którym wreszcie wychodzą.
Rzeczywisty vs teoretyczny food cost: definicje
Teoretyczne zużycie to to, co kuchnia powinna była zużyć na podstawie sprzedaży. Jeśli POS pokazuje, że sprzedałeś 120 porcji łososia, a receptura zakłada 170 g łososia na porcję, teoretyczne zużycie łososia wynosi 20,4 kg.
Rzeczywiste zużycie to to, co wyszło z lokalu według stanów:
Rzeczywiste zużycie = stan początkowy + zakupy − stan końcowy
Jeśli zacząłeś tydzień z 8 kg łososia, przyjąłeś 18 kg i zamknąłeś tydzień z 3,2 kg, rzeczywiste zużycie wyniosło 22,8 kg.
Teoretyczny food cost to teoretyczne zużycie wycenione po koszcie użytkowym; rzeczywisty food cost to rzeczywiste zużycie wycenione w ten sam sposób. Różnica to towar, za który zapłaciłeś, ale którego nie sprzedałeś.
Wzór na różnice food cost, na kilogramach i złotych
Różnica = rzeczywiste zużycie − teoretyczne zużycie
Różnica % = różnica / teoretyczne zużycie
Dla łososia: 22,8 − 20,4 = 2,4 kg. Przy 22,16 zł za użytkowy kg daje to 53 zł łososia w jednym tygodniu bez żadnej sprzedaży po drugiej stronie. Procentowo: 2,4 / 20,4 = 11,8 procent, czyli dużo jak na białko.
| Jednostki (kg) | Wartość przy 22,16 zł za użytkowy kg | |
|---|---|---|
| Stan początkowy | 8,0 | 177 zł |
| Zakupy | 18,0 | 399 zł |
| Stan końcowy | 3,2 | 71 zł |
| Rzeczywiste zużycie | 22,8 | 505 zł |
| Teoretyczne zużycie (120 porcji × 170 g) | 20,4 | 452 zł |
| Różnica (11,8%) | 2,4 | 53 zł |
Potrzebujesz czterech danych wejściowych, a w większości restauracji brakuje przynajmniej jednej:
- Stan początkowy i końcowy dla każdej pozycji, w tej samej jednostce, za ten sam okres
- Każdy zakup z tego okresu, linia po linii, w tej jednostce
- Miks sprzedaży z POS za ten okres
- Receptury przypisane do każdej pozycji POS, z ilościami skorygowanymi o uzysk
Pominiesz punkt 2 i rzeczywiste zużycie będzie błędne; pominiesz punkt 4 i teoretyczne zużycie będzie błędne. W obu przypadkach różnice są szumem, więc najpierw napraw dane wejściowe. Punkt 1 wykłada się przez brak czasu, dlatego jak zrobić inwentaryzację w restauracji metodą blind count celuje w 30 minut. Punkt 4 wykłada się na nieaktualnych specyfikacjach, i tu dokładna kalkulacja potraw naprawdę na siebie zarabia.
Licz różnice po pozycjach, pomnóż przez koszt użytkowy na jednostkę, a potem posortuj po pieniądzach. W większości kuchni top dziesięć pozycji trzyma 70 do 80 procent całkowitej wartości różnic.
Realistyczne benchmarki: czemu dostawcy się nie zgadzają i skąd cel 2%
Zapytaj trzech dostawców oprogramowania, jaka jest akceptowalna różnica food cost, a usłyszysz 2 do 3 procent, 3 do 5 procent i 10 procent, czasem na tym samym blogu. Nasz cel bierze się z niezależnych restauracji, które liczą co tydzień i przyjmują towar przy drzwiach: poniżej 2 procent jest do zrobienia bez controllera, a wszystko powyżej 5 procent oznacza problem systemowy.
Całkowita różnica jako procent kosztu teoretycznego:
| Różnica | Co to znaczy w praktyce |
|---|---|
| Poniżej 1% | Bardzo ciasno; QSR z małą liczbą SKU i sztywnymi specyfikacjami |
| 1 do 2% | Dobrze; osiągalne dla restauracji z obsługą kelnerską przy cotygodniowych inwentaryzacjach |
| 2 do 4% | Normalnie dla kuchni, która liczy od jednego do trzech miesięcy |
| 4 do 8% | Coś wyżej w procesie jest nie tak: dane, porcje albo przyjęcie towaru |
| Powyżej 8% | Częściej zepsute jest liczenie niż kuchnia; najpierw sprawdź mapowanie i jednostki |
Według kategorii białka i alkohole mocne powinny siedzieć poniżej 2 procent. Warzywa i owoce mogą mieć 3 do 5 procent przez obróbkę, odkrawki i psucie. Różnice na barze poniżej 3 procent są dobre; powyżej 6 procent wskazują na wielkość nalewania albo nierejestrowane compy.
W restauracji z 25 000 zł miesięcznie w zakupach żywności zejście z 5 procent różnic do 2 procent daje 750 zł miesięcznie.
Pięć głównych przyczyn
1. Porcjowanie
Najczęstsza przyczyna i najłatwiejsza do naprawienia. Porcja łososia 170 g krojona „na oko” średnio wychodzi 185 do 195 g, czyli 10 procent różnicy już na wydawce, zanim cokolwiek innego pójdzie źle. Naprawa: waga na stanowisku do białek i serów, miarki porcjujące do ryżu i sosów oraz cotygodniowa kontrola dziesięciu talerzy w trakcie serwisu.
2. Straty
Nadprodukcja, psucie przez słabą rotację, zwroty z sali, upuszczony produkt. Naprawa: rejestr strat z pozycją, ilością i powodem; dwa tygodnie zapisywania zwykle pokazują dwa albo trzy produkty stojące za większością problemu. Listy prep dopasowane do prognozy sprzedaży tną nadprodukcję.
3. Kradzieże
Rzadsze, niż zakładają właściciele, i częstsze, niż przyznaje zespół. Alkohol, drogie białka i wszystko, co mieści się w torbie, to klasyczne cele. Naprawa: codzienne liczenie listy A, dwie osoby przy inwentaryzacji, przyjęcie towaru podpisywane przez kogoś innego niż osoba, która zamawiała. Szukaj wzorca: różnice na konkretnych drogich pozycjach skaczą na konkretnych zmianach.
4. Błędy przy przyjęciu towaru
Braki w dostawie, podmiany, przyjęte uszkodzone kartony, faktury za towar, który nie dojechał. To zawyża zakupy, a więc i rzeczywiste zużycie, więc różnice pojawiają się mimo braku faktycznych strat. Brak 2 kg na kartonie 20 kg to 10 procent różnicy na tej pozycji za tydzień. Naprawa: sprawdzaj każdą dostawę z fakturą przy drzwiach, waż białka i wpisuj braki na fakturze, zanim ktokolwiek wprowadzi ją do systemu.
5. Mapowanie receptur
Cichy winowajca. Pozycja POS przypisana do złej receptury, receptura bez współczynnika uzysku, modyfikator („extra cheese”) nieprzypisany do żadnego składnika, danie specjalne bez receptury w tle. Każda z tych rzeczy psuje teoretyczne zużycie, więc różnice pojawiają się tam, gdzie ich nie ma, i znikają tam, gdzie są. Naprawa: comiesięczny przegląd pozycji POS bez receptury oraz receptur z największymi różnicami. Często to receptura jest błędna, a kuchnia robi swoje dobrze.
Sekwencja diagnozy
Dla pozycji z dużą różnicą sprawdzaj w tej kolejności, która jest też kolejnością prawdopodobieństwa i kosztu:
- Czy jednostka jest spójna w inwentaryzacji, zakupie i recepturze? (kg w remanencie, kartony na fakturze, gramy w recepturze)
- Czy każda dostawa została wprowadzona? Porównaj otrzymane faktury z zapisanymi zakupami.
- Czy receptura jest przypisana do każdej pozycji POS i każdego modyfikatora, który używa tego składnika?
- Zważ dziesięć porcji. Porównaj ze specyfikacją.
- Sprawdź rejestr strat dla tej pozycji.
- Zobacz różnice według dnia i według zmiany.
Większość dużych różnic rozwiązuje się na krokach 1 do 3 bez żadnej winy kuchni, dlatego w pierwszym miesiącu liczba wygląda strasznie, a potem się stabilizuje.
Jak zejść z 5 procent do poniżej 2 procent
Sekwencja, którą widzimy u operatorów, którzy do tego dochodzą:
- Tygodnie 1 do 2: Napraw jednostki i mapowanie. Licz listę A (top 20 pozycji według wartości) codziennie. Spodziewaj się, że różnice na początku będą wyglądały gorzej, bo dane wejściowe są wreszcie poprawne.
- Tygodnie 3 do 4: Waga na wydawce do białek. Start rejestru strat. Kontrola przyjęcia przy drzwiach. Różnice na białkach zwykle spadają tu o połowę.
- Miesiąc 2: Pełna inwentaryzacja co tydzień. W każdy poniedziałek przeglądaj top dziesięć różnic według wartości. Przelicz receptury, których różnice dalej odstają; w większości przypadków to specyfikacja jest błędna.
- Miesiąc 3: Całościowo różnice powinny być poniżej 3 procent, a na białkach poniżej 2 procent. Pozostałe pozycje to te, o których trzeba porozmawiać.
Całość zajmuje około 90 dni i prawie nie wymaga inwestycji.
Gdzie wchodzą narzędzia
Różnice są tak dobre, jak cztery dane wejściowe, a dwie rzeczy, które najczęściej się sypią, to zakupy (faktury wprowadzone za późno albo wcale) i inwentaryzacje (pomijane, bo trwają za długo). Zbudowaliśmy bilz wokół tych dwóch tematów: OCR faktur na poziomie pozycji przy dostawie utrzymuje zakupy na bieżąco, liczenie telefonem w kolejności półek sprawia, że inwentaryzacja faktycznie się odbywa, a teoretyczne zużycie wychodzi ze sprzedaży POS przypisanej do skalkulowanych receptur (funkcje). Wynikiem jest tygodniowy raport różnic według wartości i pozycji, bez arkusza kalkulacyjnego, od 129 zł za lokal miesięcznie. Metoda powyżej działa z każdym narzędziem.
Najczęstsze pytania
Jaka różnica inwentaryzacyjna jest akceptowalna w restauracji?
Poniżej 2 procent kosztu teoretycznego dla dobrze prowadzonej niezależnej restauracji z cotygodniową inwentaryzacją; poniżej 1 procent dla QSR z małą liczbą SKU. Między 2 a 4 procent jest normalne w pierwszych trzech miesiącach. Powyżej 5 procent oznacza coś systemowego: dane wejściowe, porcje albo przyjęcie towaru.
Jak obliczyć różnice inwentaryzacyjne?
Rzeczywiste zużycie to stan początkowy plus zakupy minus stan końcowy. Teoretyczne zużycie to liczba sprzedanych sztuk w POS pomnożona przez ilość z receptury na pozycję. Różnica to rzeczywiste minus teoretyczne; podziel przez teoretyczne, żeby dostać procent, i pomnóż przez koszt użytkowy na jednostkę, żeby dostać kwotę.
Czym jest teoretyczny food cost?
Teoretyczny food cost to koszt, jaki jedzenie powinno było mieć przy tym, co sprzedałeś, liczony ze sprzedaży POS i skalkulowanych receptur. Gdyby każda porcja trzymała specyfikację i nic się nie zmarnowało, nie zostało ukradzione ani nie przyjechało w zbyt małej ilości, rzeczywisty food cost byłby równy teoretycznemu.
Co powoduje różnice food cost?
Pięć rzeczy, mniej więcej według częstotliwości: za duże porcje, straty i psucie, kradzieże, błędy przy przyjęciu takie jak braki w dostawach oraz błędy mapowania receptur w POS. To ostatnie tworzy różnice na papierze, mimo że żaden produkt nie wyszedł z lokalu, więc zanim obwinisz linię, sprawdź, jak ustawione są receptury i listy pozycji.
Czy różnice mogą być ujemne?
Tak. Ujemna różnica oznacza, że zużyłeś mniej, niż mówią receptury: za małe porcje, zbyt hojna specyfikacja albo źle wprowadzony stan lub dostawa. Najpierw traktuj to jako problem mapowania albo specyfikacji; kuchnia serwująca poniżej specyfikacji oszukuje gości.
