Lielākā daļa restorānu inventarizāciju sačakarē viena iemesla dēļ: skaitīšana aizņem pārāk ilgu laiku, tāpēc tā notiek labākajā gadījumā reizi mēnesī, komanda pārstāj ticēt cipariem, un nākamo inventarizāciju tu vienkārši izlaid. Šajā rakstā ir parādīts, kā veikt inventarizāciju restorānā ar aklo skaitīšanu, kas iekļaujas 30 minūtēs, — kārtība, kas strādā virtuvēs no 40 līdz 200 viesiem, uz papīra vai telefonā.
Ko nozīmē “aklā” skaitīšana un kāpēc tā ir labāka par skaitīšanu pret sagaidāmo daudzumu
Aklajā inventarizācijā cilvēks, kurš skaita, neredz sagaidāmo daudzumu. Lapā ir rakstīts “Vistas šķiņķis, kg” un tukšs lauks, bez “sagaidāms 14,2” blakus.
Parādi skaitītājam sagaidāmo ciparu, un viņš pie tā pieķersies: ātrs skatiens aukstuma kamerā, apmēram kaste, ieraksta 14. Paslēp to, un viņš nosver vannu un ieraksta 11,6. Tie 2,6 kg ir tieši iemesls, kāpēc tu vispār skaiti.
Aklā skaitīšana arī noņem kārdinājumu pielabot ciparu, kas izskatās nepareizs. Cipars, kas izskatās nepareizs, ir informācija, un tev to vajag redzēt lapā.
Pirms sāc: piegādes, izkārtojums, mērvienības
Sakārto šo vienreiz.
Piesien skaitīšanas secību fiziskajam izkārtojumam. Sarakstam jāseko ceļam, pa kuru cilvēks iet: aukstuma kamera no kreisās uz labo, no augšējā plaukta uz apakšējo, tad sausā noliktava, tad bārs, tad līnija. Alfabētisks saraksts nozīmē piecpadsmit reizes staigāt starp saldētavu un plauktu. Vienreiz ieguldi 45 minūtes, saliekot preces plauktu secībā (Toast to sauc par shelf-to-sheet), un katra nākamā inventarizācija ies ātrāk.
Izlem katrai precei skaitīšanas mērvienību un pieraksti to. “Tomāti” nav mērvienība. Izvēlies vienu katrai precei un turies pie tās:
- Svara preces (gaļa, zivis, siers, dārzeņi): kg vai lb, nosverot
- Kastu preces (konservi, dzērieni, sausie produkti): kastes plus atsevišķas vienības
- Atvērti trauki (eļļas, mērces, stiprais alkohols): desmitdaļās, pēc acs vai pēc svara
Atvērtām pudelēm desmitdaļas ir pietiekami labi; 0,3 pret 0,4 uz litru olīveļļas nav vieta, kur slēpjas tava nauda.
Skaiti uzreiz pēc slēgšanas vai pirms piegādēm. Inventarizācija ir momentuzņēmums, un līnija, kas servisa laikā velk ārā produktu, to izpludina. Skaiti pēc slēgšanas, pirms uzkopšanas komanda pārkārto aukstuma kameru, vai pašā rīta sākumā pirms pirmās piegādes. Ja piegāde atbrauc skaitīšanas laikā, atzīmē, kas atnāca, un šajā inventarizācijā to neiekļauj.
Kā veikt inventarizāciju restorānā: 30 minūšu kārtība
0 līdz 2 minūtes: sagatavošanās
Izdrukā restorāna inventarizācijas lapu plauktu secībā vai atver skaitīšanu telefonā. Pārliecinies, ka sagaidāmā daudzuma kolonna ir paslēpta un ka šajā laikā nav paredzēta piegāde.
2 līdz 25 minūtes: divi cilvēki, viens maršruts, bez runāšanas
Viens cilvēks skaita un nosauc, otrs pieraksta. Pierakstītājs neskaita, un skaitītājs neraksta. Ej cauri plauktu secībai, neko neizlaižot. Ja kaut kā trūkst sarakstā, atzīmē to beigās, nevis sāc medīt pa noliktavu. Ar diviem cilvēkiem un jēdzīgu maršrutu 150 pozīciju virtuves inventarizācija aizņem 20 līdz 25 minūtes.
25 līdz 28 minūtes: iesniedz, pirms skaties uz jebko
Ievadi skaitīšanu un tikai tad palaid noviržu atskaiti. Ja kāds grib vēlreiz pārbaudīt vistu, lai pārbauda, bet sākotnējais cipars paliek vēsturē blakus atkārtotajam skaitījumam.
28 līdz 30 minūtes: pārskrien pāri desmit lielākajām novirzēm pēc vērtības
Pirms nākamā servisa paskaties uz desmit lielākajām novirzēm pēc vērtības; inventarizācija, ko pārskata pēc trīs dienām, parasti vairs neizraisa nekādu rīcību. Lielākajai daļai būs vienkāršs skaidrojums: piegāde nav pieņemta sistēmā, pārsūtījums uz otru lokāciju, tehnoloģiskā karte piesaistīta nepareizai mērvienībai. Dzen pēdas tām, kurām skaidrojuma nav.
Skaitīšanas lapas pret telefonu
Papīra inventarizācijas lapas joprojām strādā. Tām ir divas izmaksas: pārrakstīšana pēc tam (15 līdz 30 minūtes klabināšanas ar dažām kļūdām) un kavēšanās starp skaitīšanu un noviržu ieraudzīšanu.
Skaitīšana telefonā, plauktu secībā, ar paslēptiem sagaidāmajiem daudzumiem, noņem abas problēmas. Inventarizācija kļūst aktuāla brīdī, kad ievadi pēdējo pozīciju, un novirzes ir redzamas, pirms skaitītājs ir noņēmis priekšautu. Balss ievade (“vistas šķiņķis vienpadsmit komats seši”) pārspēj rakstīšanu, kad rokas ir aukstas vai slapjas, kas aukstuma kamerā ir lielāko daļu laika.
Ja paliec pie papīra, drukā lapu plauktu secībā un sagaidāmā daudzuma kolonnu atstāj ārā.
Cik bieži ko skaitīt: katru dienu, nedēļu, mēnesi
Skaitīt visu katru dienu ir laika izšķiešana; skaitīt visu reizi mēnesī ir par lēnu, lai noķertu problēmas. Sadali sarakstu pēc vērtības un riska:
| Grupa | Kas tajā ietilpst | Biežums | Tipiskais pozīciju skaits |
|---|---|---|---|
| A: augsta vērtība vai augsts risks | Proteīni, jūras veltes, stiprais alkohols, siers, īpašie dārzeņi | Katru dienu vai katru otro dienu | 15 līdz 25 pozīcijas |
| B: vidēja | Piena produkti, alus, vīns, sagatavotas mērces, eļļas | Reizi nedēļā | 40 līdz 60 pozīcijas |
| C: zema | Sausie produkti, konservi, papīrs, tīrīšanas līdzekļi | Reizi mēnesī | Viss pārējais |
A grupa ir ap 20 pozīcijām un 60 līdz 70 procenti no tava pārtikas izmaksu procenta (food cost). Tās ikdienas skaitīšana aizņem astoņas minūtes un noķer lielāko daļu problēmu, kuras ir vērts ķert. Pilnā inventarizācija (A plus B plus C) ir mēneša inventarizācija, un tā baro tavu faktisko pārtikas izmaksu procenta aprēķinu.
Noviržu sliekšņi: kad rīkoties
Uzliec sliekšņus gan pēc vērtības, gan pēc procenta, jo 20 procenti no 3 € preces ir troksnis, bet 3 procenti no 900 € liellopa gaļas jau ir saruna.
Strādājošs noteikums vienas lokācijas restorānam:
- Atzīmē jebkuru preci ar novirzi virs 25 € periodā
- Atzīmē jebkuru preci ar novirzi virs 5 procentiem no izlietojuma neatkarīgi no vērtības
- Izmeklē visu, kas iekrīt slieksnī divas reizes pēc kārtas
Mēneša griezumā labi vadīta virtuve nonāk pie kopējās novirzes 1 līdz 2 procentu apmērā no iepirkumiem. 2 līdz 4 procenti ir normāli virtuvei pirmajos skaitīšanas mēnešos. Virs 4 procentiem biežāk norāda uz neuzticamu skaitīšanu (jauktas mērvienības, piegādes nav pieņemtas sistēmā), nevis uz reālu zudumu, tāpēc vispirms salabo procesu, pirms vaino komandu. Formulu un piecus pamatcēloņus skaties rakstā pieņemama inventarizācijas novirze pēc skaitīšanas.
Kāpēc inventarizācija aizņem 90 minūtes, nevis 30
- Saraksts ir alfabētisks vai tādā secībā, kā kāds to salika pirms diviem gadiem
- Mērvienības nav konsekventas, tāpēc skaitītājs apstājas un prasa
- Krājumi stāv trīs vietās, un sarakstā nav pateikts, kur
- Sagaidāmais daudzums ir redzams, un cilvēki sāk ar to strīdēties
- Skaitīšana notiek servisa laikā un visu laiku tiek pārtraukta
- Papīrs, tad pārrakstīšana, tad pārrakstītā pārbaude
Salabo pirmās trīs lietas, un lielākā daļa laika pazudīs.
Praktisks piemērs
90 vietu bistro ar 160 pozīciju sarakstu. Pirms tam: mēneša inventarizācija, alfabētiska papīra lapa, divas stundas kopā ar datu ievadi, nekādas noviržu pārskatīšanas.
Pēc saraksta pārkārtošanas plauktu secībā un sadalīšanas A, B un C grupās:
- Ikdienas A skaitīšana: 22 pozīcijas, 7 minūtes, viens cilvēks
- Nedēļas B skaitīšana: 55 pozīcijas, 15 minūtes, divi cilvēki
- Mēneša pilnā inventarizācija: 160 pozīcijas, 28 minūtes, divi cilvēki
Kopējais skaitīšanas laiks mēnesī no 2 stundām pieauga līdz aptuveni 4,5 stundām. Proteīnu novirze no nezināma cipara divu mēnešu laikā nokrita līdz 1,8 procentiem, jo kāds katru rītu paskatījās uz skaitļiem. Pie 18 000 € mēneša proteīnu iepirkumiem īpašnieks to pamanīja.
Kur te iederas programmatūra
Programmatūra atmaksājas divās vietās: tā paslēpj sagaidāmā daudzuma kolonnu un iegrāmato pirkumus bez manuālas ievades. Ja rēķini tiek skenēti pie piegādes, pirkumi jau ir sistēmā, kad tu skaiti, un skaitīšana telefonā plauktu secībā dod noviržu atskaiti, pirms esi izgājis no ēkas. Skaties, vai ir mobilā skaitīšana plauktu secībā, aklais režīms un rēķinu rindu līmeņa nolasīšana (funkciju saraksts); pārējo sedz restorānu inventarizācijas programmatūras pircēja kontrolsaraksts.
Mēs bilz to darām šādi: mobilās skaitīšanas plauktu secībā, aklais režīms pēc noklusējuma, rēķinu OCR iegrāmato pirkumus brīdī, kad piegādes atnāk, un nākamajā rītā ir redzama noviržu bilde — no 29 € par lokāciju mēnesī. Augstāk aprakstītā kārtība strādā arī uz papīra. Sāc tur, ja pagaidām citādi nevar.
Biežāk uzdotie jautājumi
Kas ir aklā inventarizācija?
Aklā inventarizācija paslēpj sagaidāmo daudzumu no cilvēka, kurš skaita. Viņš pieraksta to, ko nosver vai redz, un sistēma pēc tam salīdzina ar grāmatvedisko atlikumu. Cipara paslēpšana neļauj skaitītājam pie tā pieķerties.
Cik bieži restorānā jāveic inventarizācija?
Augstas vērtības un augsta riska preces (proteīni, jūras veltes, stiprais alkohols, siers) skaiti katru dienu vai katru otro dienu, vidējas vērtības preces reizi nedēļā, un pilno sarakstu reizi mēnesī. Mēneša inventarizācija baro tavu pārtikas izmaksu procentu; ikdienas A saraksts noķer problēmas, kamēr vēl vari uz tām reaģēt.
Cik ilgi inventarizācijai vajadzētu aizņemt?
Ar sarakstu plauktu secībā, fiksētām mērvienībām un diviem cilvēkiem 150 pozīciju virtuve aizņem 20 līdz 25 minūtes. Ikdienas A saraksts ar 20 pozīcijām vienam cilvēkam aizņem mazāk par desmit minūtēm. Ja pilnā inventarizācija ievelkas ilgāk par stundu, vispirms salabo saraksta secību un mērvienības.
Vai jāskaita pirms vai pēc piegādes?
Pirms. Skaiti pēc slēgšanas vai pašā rīta sākumā, pirms pirmās piegādes. Ja piegāde atbrauc skaitīšanas laikā, atzīmē, kas atnāca, neiekļauj to šajā skaitīšanā un pieņem sistēmā atsevišķi, lai iepirkumi un skaitīšana sakristu.
Vai man jāsver atvērti trauki?
Sver proteīnus, sieru un visu pārējo, ko pērc pēc svara. Atvērtas eļļas, mērces un alkohola pudeles novērtē desmitdaļās pēc acs; papildu precizitāte nav tā laika vērta, ko tā apēd.
