Τα περισσότερα εστιατόρια κάνουν λάθος την απογραφή για έναν λόγο: παίρνει πολλή ώρα, άρα γίνεται στην καλύτερη μία φορά τον μήνα, άρα η ομάδα σταματά να εμπιστεύεται τα νούμερα, άρα την επόμενη την αφήνεις. Αυτός ο οδηγός δείχνει πώς κάνεις απογραφή σε εστιατόριο με τυφλή απογραφή που χωράει σε 30 λεπτά, τη διαδικασία που βλέπουμε να δουλεύει σε κουζίνες από 40 έως 200 κουβέρ, είτε σε χαρτί είτε στο κινητό.
Τι σημαίνει “τυφλή” και γιατί κερδίζει το μέτρημα πάνω σε αναμενόμενες ποσότητες
Σε μια τυφλή απογραφή, αυτός που μετράει δεν βλέπει την αναμενόμενη ποσότητα. Το φύλλο λέει “Μπούτι κοτόπουλο, kg” και έχει ένα άδειο κουτί, χωρίς “αναμενόμενο 14,2” δίπλα.
Αν δείξεις στον μετρητή το αναμενόμενο νούμερο, θα κολλήσει πάνω του: μια ματιά στο ψυγείο, περίπου ένα κιβώτιο, γράφει 14. Αν το κρύψεις, ζυγίζει το δοχείο και γράφει 11,6. Η διαφορά 2,6 kg είναι όλος ο λόγος που κάνεις απογραφή.
Η τυφλή απογραφή κόβει και τον πειρασμό να “διορθώσεις” ένα νούμερο που φαίνεται λάθος. Ένα νούμερο που φαίνεται λάθος είναι πληροφορία, και το θέλεις πάνω στο φύλλο.
Πριν ξεκινήσεις: παραλαβές, διάταξη, μονάδες
Στήσε αυτά μία φορά.
Κλείδωσε τη σειρά απογραφής πάνω στη φυσική διάταξη. Η λίστα σου πρέπει να ακολουθεί τη διαδρομή που περπατάει κάποιος: ψυγείο από αριστερά προς δεξιά, πάνω ράφι προς κάτω, μετά ξηρή αποθήκη, μετά μπαρ, μετά πάσο/γραμμή. Μια αλφαβητική λίστα σημαίνει να πηγαινοέρχεσαι από την κατάψυξη στο ράφι δεκαπέντε φορές. Δώσε 45 λεπτά μία φορά για να βάλεις τα είδη με σειρά ραφιού (το Toast το λέει shelf-to-sheet) και κάθε απογραφή μετά θα τρέχει πιο γρήγορα.
Αποφάσισε τη μονάδα μέτρησης ανά είδος και γράψ’ τη. “Ντομάτες” δεν είναι μονάδα. Διάλεξε μία ανά είδος και κράτα την:
- Είδη με βάρος (κρέας, ψάρι, τυρί, μαναβική): kg ή lb, ζυγισμένα
- Είδη σε κιβώτια (κονσέρβες, ποτά, ξηρά): κιβώτια συν τεμάχια χύμα
- Ανοιχτά δοχεία (λάδια, σάλτσες, spirits): δέκατα, με το μάτι ή με ζύγισμα
Τα δέκατα για ανοιχτές φιάλες είναι αρκετά καλά· το 0,3 αντί για 0,4 σε ένα litre ελαιόλαδο δεν είναι εκεί που χάνεις λεφτά.
Μέτρα αμέσως μετά το κλείσιμο ή πριν τις παραλαβές. Η απογραφή είναι φωτογραφία στιγμής, και μια γραμμή που τραβάει προϊόν μέσα στο service τη θολώνει. Μέτρα μετά το κλείσιμο, πριν η καθαριότητα ανακατέψει το ψυγείο, ή πρωί πρωί πριν μπει η πρώτη παραλαβή. Αν έρθει παραλαβή στη μέση της απογραφής, σημείωσε τι μπήκε και άφησέ το έξω.
Πώς κάνεις απογραφή σε εστιατόριο: η διαδικασία των 30 λεπτών
Λεπτά 0 έως 2: στήσιμο
Τύπωσε το φύλλο απογραφής του εστιατορίου με σειρά ραφιού, ή άνοιξε την απογραφή στο κινητό. Επιβεβαίωσε ότι η στήλη με τα αναμενόμενα είναι κρυφή και ότι δεν περιμένεις παραλαβή μέσα στο παράθυρο.
Λεπτά 2 έως 25: δύο άτομα, μία διαδρομή, χωρίς κουβέντες
Ο ένας μετράει και φωνάζει, ο άλλος καταγράφει. Αυτός που καταγράφει δεν μετράει και αυτός που μετράει δεν γράφει. Προχωράτε με τη σειρά των ραφιών χωρίς προσπεράσεις. Αν κάτι λείπει από τη λίστα, σημείωσέ το στο τέλος αντί να το κυνηγάς εκείνη την ώρα. Με δύο άτομα και λογική διαδρομή, μια απογραφή κουζίνας 150 ειδών παίρνει 20 έως 25 λεπτά.
Λεπτά 25 έως 28: υποβολή πριν δεις οτιδήποτε
Πέρασε την απογραφή και μετά τρέξε την αναφορά φύρας. Αν κάποιος θέλει να ξανατσεκάρει το κοτόπουλο, μπορεί, αλλά το αρχικό νούμερο μένει καταγεγραμμένο δίπλα στην επαναμέτρηση.
Λεπτά 28 έως 30: δες τις δέκα μεγαλύτερες φύρες σε αξία
Κοίτα τις δέκα μεγαλύτερες φύρες σε αξία πριν το επόμενο service· μια απογραφή που την κοιτάς τρεις μέρες μετά δεν φέρνει καμία ενέργεια. Οι περισσότερες θα έχουν απλή εξήγηση: μια παραλαβή που δεν περάστηκε στο σύστημα, μια μεταφορά στο άλλο μαγαζί, μια συνταγή δεμένη σε λάθος μονάδα. Κυνήγα αυτές που δεν έχουν εξήγηση.
Φύλλα απογραφής ή κινητό
Τα χάρτινα φύλλα απογραφής δουλεύουν ακόμα. Έχουν όμως δύο κόστη: την πληκτρολόγηση μετά (15 έως 30 λεπτά καταχώρισης, με μερικά λάθη), και την καθυστέρηση ανάμεσα στο μέτρημα και στο να δεις τη φύρα.
Η απογραφή στο κινητό, με σειρά ραφιού και κρυμμένες τις αναμενόμενες ποσότητες, κόβει και τα δύο. Η απογραφή ενημερώνεται τη στιγμή που περνάς το τελευταίο είδος, και η φύρα διαβάζεται πριν ο μετρητής βγάλει την ποδιά του. Η φωνητική καταχώριση (“μπούτι κοτόπουλο έντεκα κόμμα έξι”) κερδίζει την πληκτρολόγηση όταν τα χέρια είναι κρύα ή βρεγμένα, που στο ψυγείο είναι σχεδόν πάντα.
Αν μείνεις στο χαρτί, τύπωσε το φύλλο με σειρά ραφιού και άφησε έξω τη στήλη των αναμενόμενων.
Πόσο συχνά μετράς τι: καθημερινά, εβδομαδιαία, μηνιαία
Το να μετράς τα πάντα κάθε μέρα είναι χάσιμο χρόνου· το να μετράς τα πάντα κάθε μήνα είναι πολύ αργό για να πιάσεις προβλήματα. Σπάσε τη λίστα με βάση αξία και ρίσκο:
| Ομάδα | Τι μπαίνει μέσα | Συχνότητα | Τυπικός αριθμός ειδών |
|---|---|---|---|
| A: υψηλή αξία ή υψηλό ρίσκο | Πρωτεΐνες, θαλασσινά, spirits, τυρί, ειδική μαναβική | Καθημερινά ή μέρα παρά μέρα | 15 έως 25 είδη |
| B: μεσαία | Γαλακτοκομικά, μπύρα, κρασί, έτοιμες σάλτσες, λάδια | Εβδομαδιαία | 40 έως 60 είδη |
| C: χαμηλή | Ξηρά, κονσέρβες, χαρτικά, καθαριστικά | Μηνιαία | Όλα τα υπόλοιπα |
Η ομάδα A είναι περίπου 20 είδη και 60 έως 70% του food cost σου. Το καθημερινό μέτρημά της παίρνει οκτώ λεπτά και πιάνει τα περισσότερα προβλήματα που αξίζει να πιάσεις. Η πλήρης απογραφή (A συν B συν C) είναι η μηνιαία, και τροφοδοτεί τον υπολογισμό του πραγματικού food cost.
Όρια φύρας: πότε κάνεις κάτι
Βάλε όρια και με βάση την αξία και με βάση το ποσοστό, γιατί 20% σε ένα είδος των 3 € είναι θόρυβος, ενώ 3% σε 900 € μοσχάρι είναι κουβέντα.
Ένας πρακτικός κανόνας για εστιατόριο με ένα κατάστημα:
- Σήμανε οποιοδήποτε είδος έχει φύρα πάνω από 25 € στην περίοδο
- Σήμανε οποιοδήποτε είδος έχει φύρα πάνω από 5% της χρήσης, όποια κι αν είναι η αξία
- Ψάξε οτιδήποτε σημειώνεται δύο φορές στη σειρά
Σε έναν μήνα, μια καλοστημένη κουζίνα κάθεται σε συνολική φύρα 1 έως 2% των αγορών. Μεταξύ 2 και 4% είναι φυσιολογικό για κουζίνα στους πρώτους μήνες απογραφών. Πάνω από 4% δείχνει πιο συχνά αναξιόπιστη απογραφή (μπερδεμένες μονάδες, παραλαβές που δεν περάστηκαν στο σύστημα) παρά πραγματική απώλεια, οπότε φτιάξε τη διαδικασία πριν κατηγορήσεις την ομάδα. Για τον τύπο και τις πέντε βασικές αιτίες, δες αποδεκτή φύρα αποθέματος μετά από απογραφή.
Γιατί μια απογραφή παίρνει 90 λεπτά αντί για 30
- Η λίστα είναι αλφαβητική, ή με τη σειρά που την έστησε κάποιος πριν δύο χρόνια
- Οι μονάδες δεν είναι ίδιες, άρα ο μετρητής σταματάει για να ρωτήσει
- Το απόθεμα κάθεται σε τρία σημεία και η λίστα δεν λέει σε ποιο
- Η αναμενόμενη ποσότητα φαίνεται και ο κόσμος τσακώνεται μαζί της
- Η απογραφή γίνεται μέσα στο service και κόβεται συνέχεια
- Χαρτί, μετά πληκτρολόγηση, μετά έλεγχος της πληκτρολόγησης
Φτιάξε τα πρώτα τρία και ο περισσότερος χρόνος εξαφανίζεται.
Ένα δουλεμένο παράδειγμα
Ένα bistro 90 θέσεων με λίστα 160 ειδών. Πριν: μηνιαία απογραφή, αλφαβητικό χάρτινο φύλλο, δύο ώρες μαζί με καταχώριση, καμία ανασκόπηση φύρας.
Μετά την αναδιοργάνωση της λίστας με σειρά ραφιού και το σπάσιμο σε ομάδες A, B και C:
- Καθημερινή απογραφή A: 22 είδη, 7 λεπτά, ένα άτομο
- Εβδομαδιαία απογραφή B: 55 είδη, 15 λεπτά, δύο άτομα
- Μηνιαία πλήρης απογραφή: 160 είδη, 28 λεπτά, δύο άτομα
Ο συνολικός χρόνος απογραφών ανά μήνα πήγε από 2 ώρες σε περίπου 4,5 ώρες. Η φύρα στις πρωτεΐνες πήγε από άγνωστο νούμερο σε 1,8% μέσα σε δύο μήνες, επειδή κάποιος κοίταζε τα νούμερα κάθε πρωί. Σε 18.000 € μηνιαίες αγορές πρωτεΐνης, ο ιδιοκτήτης το κατάλαβε.
Πού κολλάει το λογισμικό
Το λογισμικό βγάζει τα λεφτά του σε δύο σημεία: κρύβει τη στήλη με τα αναμενόμενα και περνάει αγορές χωρίς να τις πληκτρολογεί κανείς. Αν τα τιμολόγια σκανάρονται στην παραλαβή, οι αγορές είναι ήδη στο σύστημα όταν κάνεις απογραφή, και μια απογραφή στο κινητό με σειρά ραφιού βγάζει την αναφορά φύρας πριν φύγεις από το μαγαζί. Έλεγξε για mobile απογραφές με σειρά ραφιού, τυφλή λειτουργία και καταχώριση τιμολογίου σε επίπεδο γραμμής (λίστα λειτουργιών); το checklist αγοραστή για λογισμικό διαχείρισης αποθέματος για εστιατόρια καλύπτει τα υπόλοιπα.
Έτσι το τρέχουμε στη bilz: mobile απογραφές με σειρά ραφιού, τυφλές από προεπιλογή, OCR τιμολογίων που περνάει τις αγορές μόλις μπαίνουν οι παραλαβές, και εικόνα φύρας το επόμενο πρωί, από 139 € ανά κατάστημα τον μήνα. Η παραπάνω διαδικασία δουλεύει και σε χαρτί. Ξεκίνα από εκεί αν χρειάζεται.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι η τυφλή απογραφή;
Η τυφλή απογραφή κρύβει την αναμενόμενη ποσότητα από αυτόν που μετράει. Καταγράφει αυτό που ζυγίζει ή βλέπει, και το σύστημα το συγκρίνει μετά με την ποσότητα βιβλίου. Το κρυμμένο νούμερο σταματάει τους μετρητές από το να κολλάνε πάνω του.
Πόσο συχνά πρέπει ένα εστιατόριο να κάνει απογραφή;
Μέτρα είδη υψηλής αξίας και υψηλού ρίσκου (πρωτεΐνες, θαλασσινά, spirits, τυρί) καθημερινά ή μέρα παρά μέρα, τα μεσαίας αξίας είδη εβδομαδιαία, και όλη τη λίστα μηνιαία. Η μηνιαία απογραφή τροφοδοτεί το ποσοστό food cost· η καθημερινή A-list πιάνει προβλήματα όσο προλαβαίνεις ακόμα να κάνεις κάτι.
Πόση ώρα πρέπει να παίρνει μια απογραφή;
Με λίστα σε σειρά ραφιού, σταθερές μονάδες και δύο άτομα, μια κουζίνα 150 ειδών παίρνει 20 έως 25 λεπτά. Μια καθημερινή A-list 20 ειδών παίρνει κάτω από δέκα λεπτά για ένα άτομο. Αν μια πλήρης απογραφή ξεπερνάει τη μία ώρα, φτιάξε πρώτα τη σειρά της λίστας και τις μονάδες.
Να μετράς πριν ή μετά από παραλαβή;
Πριν. Μέτρα μετά το κλείσιμο ή πρωί πρωί, πριν την πρώτη παραλαβή. Αν έρθει μία στη μέση της απογραφής, σημείωσε τι μπήκε, άφησέ το έξω από αυτή την απογραφή, και πέρασέ το στο σύστημα μόνο του ώστε αγορές και απογραφές να κουμπώνουν.
Πρέπει να ζυγίζω ανοιχτά δοχεία;
Ζύγιζε πρωτεΐνες, τυριά και οτιδήποτε άλλο αγοράζεις με βάρος. Υπολόγιζε ανοιχτές φιάλες λαδιού, σάλτσας και spirits σε δέκατα με το μάτι· η έξτρα ακρίβεια αξίζει λιγότερο από τον χρόνο που κοστίζει.
