O teu fornecedor não te manda um email a dizer “vamos aumentar os teus preços 11% este ano”. A coxa de frango passa de 4,20 € para 4,32 € o quilo em março, para 4,41 € em junho, para 4,55 € em setembro. Cada subida é pequena o suficiente para ninguém no passe reparar. Em dezembro estás a pagar 8% mais pelo mesmo frango e os preços da tua carta não mexeram.
Os operadores chamam-lhe price creep. A maior parte do aumento de preços dos fornecedores chega assim, em passos pequenos demais para gerar discussão, e no conjunto é a forma mais comum e menos dramática de um restaurante perder margem. Para apanhares isto precisas de uma verificação linha a linha, alguns limites de alerta e dez minutos por semana.
Como o aumento de preços dos fornecedores vai entrando
Os custos do fornecedor sobem, o fornecedor passa-os para ti em pequenos passos porque pequenos passos não obrigam a renegociar, e o gestor de conta não tem incentivo nenhum para te avisar. O resultado é uma derrapagem de cerca de 2 a 4% por trimestre nos teus ingredientes principais, que composta dá 8 a 17% ao ano.
O mesmo padrão num cabaz de cinco artigos:
| Artigo | Preço jan | Abr | Jul | Out | Variação anual |
|---|---|---|---|---|---|
| Coxa de frango, kg | 4,20 € | 4,32 € | 4,41 € | 4,55 € | +8,3% |
| Mozzarella, kg | 7,80 € | 7,95 € | 8,20 € | 8,45 € | +8,3% |
| Azeite, 5 L | 38,00 € | 39,50 € | 41,00 € | 43,80 € | +15,3% |
| Farinha, 25 kg | 22,00 € | 22,00 € | 23,10 € | 23,10 € | +5,0% |
| Carne picada de vaca, kg | 9,10 € | 9,10 € | 9,60 € | 9,85 € | +8,2% |
Nenhuma destas subidas parece dramática. Juntas, num restaurante que gasta 25 000 € por mês em comida, valem cerca de 2 000 € por mês no fim do ano. É o salário de um copeiro a tempo inteiro, desaparecido, sem ninguém ter tomado uma decisão sobre isso.
Porque é que os totais das faturas escondem isto
A maioria dos operadores verifica faturas pelo total: a entrega chega, o total parece mais ou menos certo, o gerente assina. Isto apanha quase nada, porque uma mexida de 3% no preço desaparece dentro de uma variação de 15% no tamanho da encomenda.
Só vês o creep ao nível da linha: este produto, esta unidade, este preço, comparado com o que pagaste da última vez. Cada linha da fatura tem de ser capturada e associada ao mesmo produto entre faturas, mesmo quando o fornecedor muda a descrição ou o código do produto.
Fazer isto à mão para 30 a 60 faturas por mês, cada uma com 15 a 40 linhas, não encaixa na operação do serviço, por isso a maioria dos restaurantes volta a verificar apenas os totais.
Como acompanhar alterações de preços dos fornecedores: a verificação linha a linha
A verificação é a mesma numa folha de cálculo ou num software:
- Captura cada linha da fatura: produto, tamanho da embalagem, quantidade, preço unitário, data, fornecedor.
- Normaliza a unidade. 38 € por uma lata de 5 L e 8,20 € por uma garrafa de 1 L passam ambos a preço por litro, senão perdes o creep escondido nas mudanças de formato.
- Compara cada linha com o último preço pago pelo mesmo produto ao mesmo fornecedor.
- Assinala tudo o que passe um limite.
- Revê os alertas semanalmente.
Uma jogada favorita dos fornecedores é manter o preço unitário igual e encolher a embalagem: a caixa de batatas fritas de 5 kg passa a 4,5 kg ao mesmo preço, um aumento de 11% que só o passo 2 apanha.
Introduzir as linhas é a parte lenta. A digitalização de faturas com IA para restaurantes lê produto, quantidade e preço unitário a partir de uma foto da fatura, transformando a verificação de um trabalho de inserção de dados numa revisão de dez minutos.
Definir limites de alerta
Demasiado apertados e afogas-te em ruído de mercado normal. Demasiado largos e deixas escapar o creep. Configurações que funcionam para a maioria dos independentes:
- Qualquer linha que suba mais de 5% face à última compra: alerta
- Qualquer produto que suba mais de 8% em 90 dias, independentemente do tamanho de cada passo: alerta
- Qualquer produto no teu top 20 por gasto que suba mais de 3%: alerta, porque pequenas mexidas em artigos grandes custam mais
- Qualquer alteração no tamanho da embalagem: alerta
Acrescenta também um limite absoluto: qualquer linha que acrescente mais de 25 € a uma fatura face ao último preço. Uma subida de 4% numa caixa de carne de vaca de 600 € custa mais do que uma subida de 9% num saco de salsa de 6 €.
A regra dos 90 dias é a que apanha o creep. Um fornecedor que sobe 2% três vezes num trimestre não dispara o alerta de 5% num só passo, mas dispara o dos 90 dias.
Os frescos são diferentes
Os frescos mexem com a época e com o tempo, por isso uma oscilação de 20% nos tomates numa semana pode ser normal. Compara frescos com o mesmo mês do ano anterior em vez da última compra, e foca-te nos artigos que compras em volume. Proteínas, lacticínios, secos e embalagens ficam com a comparação à última compra.
Negociar com dados
Quando consegues ver o aumento de preços dos fornecedores linha a linha, a conversa muda. “Acho que os preços subiram” leva a um encolher de ombros. “A tua coxa de frango subiu 8,3% desde janeiro em 14 faturas, aqui está a lista, e tenho uma cotação de um concorrente a 4,30 €” leva a um ajuste de preço, muitas vezes na mesma semana.
Coisas que funcionam:
- Leva uma lista dos teus 20 artigos principais com a evolução de preço dos últimos 12 meses. Pede uma explicação para cada artigo acima de 5%.
- Pede preços bloqueados nos teus 10 artigos principais por 90 dias de cada vez. A maioria dos fornecedores aceita se houver volume comprometido.
- Pede uma segunda cotação para os teus 5 artigos principais todos os trimestres. Não precisas de mudar; precisas do número.
- Pede a tabela de preços por escrito e verifica as faturas contra ela. As discrepâncias são comuns, e favorecem o fornecedor.
Um operador que conhecemos faz isto trimestralmente e poupa entre 2 e 3% do gasto total em comida de cada vez. Num orçamento anual de comida de 300 000 € são 6 000 € a 9 000 € por ano por cerca de quatro horas de trabalho.
Depois de um aumento ficar, refaz o custo das receitas quando os preços mexem para que o custo do prato bata certo com o que pagas. Uma subida de 15% no azeite muda a margem de uma dúzia de pratos.
Um pequeno exemplo de um grupo com duas casas
Duas pizzarias, mesmo fornecedor, mesma lista de produtos, mesma semana, mesmo tamanho de caixa. A casa A pagava 8,45 € pela mozzarella, a casa B pagava 7,95 €. O gerente da casa B tinha negociado seis meses antes e o da casa A não, e o fornecedor não tinha alinhado as duas contas.
Os totais das faturas não mostravam isto. A diferença apareceu na primeira semana em que as linhas das faturas das duas casas ficaram no mesmo sítio e o dono ordenou por produto.
Onde entra o bilz
A captura de faturas linha a linha é o passo que a maioria dos operadores não consegue fazer à mão. O bilz digitaliza cada fatura na entrega, extrai cada linha com o respetivo preço unitário, normaliza tamanhos de embalagem e lança um alerta quando um produto passa os limites acima. A tua lista top 20 para negociação é um relatório, e encomendar a fornecedores pelo mesmo sistema envia a próxima encomenda ao preço que acordaste. Os alertas de preço fazem parte do plano desde 29 € por localização, juntamente com o resto das funcionalidades de back-office.
Perguntas frequentes
Como acompanho alterações de preços dos fornecedores?
Captura cada linha da fatura com produto, tamanho da embalagem e preço unitário, converte tudo para um preço por unidade padrão e compara com o último preço que pagaste ao mesmo fornecedor. Assinala mexidas acima de 5% num só passo ou 8% em 90 dias.
Porque é que os fornecedores aumentam preços sem te dizer?
Pequenos aumentos raramente levam a uma renegociação, por isso passar alterações de custo em passos de 2 a 3% é o caminho mais fácil para um gestor de conta. Reduções no tamanho da embalagem funcionam da mesma forma, e a tabela de preços acordada pode ter mudado com um aviso enterrado num extrato.
Quanto sobem por ano os preços dos fornecedores de comida?
Nos ingredientes principais de um independente, é típico haver creep de 2 a 4% por trimestre, o que composto dá 8 a 17% ao ano antes de qualquer choque de mercado. As tuas próprias faturas, comparadas com o mesmo mês do ano anterior, são um índice melhor do que números de inflação publicados, que fazem médias entre fornecedores e categorias.
Como fazes auditoria a faturas por cobranças a mais?
Verifica três coisas por linha: preço faturado contra a tabela acordada, tamanho da embalagem contra o que encomendaste, quantidade contra o que chegou. Confirma a quantidade na entrega e o preço semanalmente, e pede uma nota de crédito por cada discrepância.
O que é um relatório de variação de preços?
Uma lista de todos os produtos cujo preço unitário mexeu face a um ponto de referência (última compra, tabela acordada ou mesmo mês do ano anterior), ordenada pelo impacto em euros no teu gasto, com os teus 20 artigos principais por gasto em primeiro.
