Twój dostawca nie wyśle maila: “podnosimy ci ceny o 11% w tym roku”. Udko z kurczaka idzie z 4,20 zł na 4,32 zł za kilo w marcu, potem na 4,41 zł w czerwcu i 4,55 zł we wrześniu. Każdy ruch jest na tyle mały, że nikt na wydawce go nie zauważa. W grudniu płacisz 8% więcej za tego samego kurczaka, a ceny w menu stoją w miejscu.
Operatorzy mówią na to pełzająca podwyżka. Większość podwyżek cen dostawców przychodzi właśnie tak: małymi krokami, za małymi, żeby się o nie wykłócać, ale razem to najczęstszy i najmniej widowiskowy sposób, w jaki restauracja traci marżę. Żeby je wyłapać, potrzebujesz kontroli pozycji na fakturze, kilku progów i 10 minut tygodniowo.
Jak wkradają się podwyżki cen dostawców
Koszty dostawcy rosną, dostawca przerzuca je na ciebie małymi krokami, bo małe kroki nie uruchamiają renegocjacji, a opiekun handlowy nie ma interesu w tym, żeby cię ostrzegać. Efekt to dryf cen na twoich kluczowych produktach rzędu 2 do 4% kwartalnie, co składa się na 8 do 17% rocznie.
Ten sam schemat na koszyku pięciu produktów:
| Pozycja | Cena Jan | Apr | Jul | Oct | Zmiana roczna |
|---|---|---|---|---|---|
| Udko z kurczaka, kg | 4,20 zł | 4,32 zł | 4,41 zł | 4,55 zł | +8,3% |
| Mozzarella, kg | 7,80 zł | 7,95 zł | 8,20 zł | 8,45 zł | +8,3% |
| Oliwa, 5 L | 38,00 zł | 39,50 zł | 41,00 zł | 43,80 zł | +15,3% |
| Mąka, 25 kg | 22,00 zł | 22,00 zł | 23,10 zł | 23,10 zł | +5,0% |
| Wołowina mielona, kg | 9,10 zł | 9,10 zł | 9,60 zł | 9,85 zł | +8,2% |
Żadna z tych zmian nie wygląda dramatycznie. Razem, przy restauracji wydającej 25 000 zł miesięcznie na żywność, są warte mniej więcej 2 000 zł miesięcznie pod koniec roku. To pensja pełnoetatowej osoby na zmywaku, która zniknęła, choć nikt nie podjął takiej decyzji.
Dlaczego suma faktury to ukrywa
Większość operatorów sprawdza faktury po sumie: dostawa przyjeżdża, suma wygląda mniej więcej normalnie, kierownik podpisuje. To prawie niczego nie łapie, bo ruch ceny o 3% ginie w zmianie wielkości zamówienia o 15%.
Pełzającą podwyżkę widzisz dopiero na poziomie pozycji: ten produkt, ta jednostka, ta cena, w porównaniu z tym, ile zapłaciłeś ostatnio. Każda pozycja faktury musi być odczytana i dopasowana do tego samego produktu na innych fakturach, nawet jeśli dostawca zmieni opis albo kod produktu.
Robienie tego ręcznie dla 30 do 60 faktur miesięcznie, każda po 15 do 40 pozycji, nie mieści się w normalnym prowadzeniu serwisu. Dlatego większość restauracji wraca do sprawdzania samych sum.
Jak śledzić zmiany cen dostawców: kontrola pozycji
Kontrola wygląda tak samo w arkuszu i w programie:
- Zbierasz każdą pozycję faktury: produkt, wielkość opakowania, ilość, cenę jednostkową, datę, dostawcę.
- Ujednolicasz jednostkę. 38 zł za puszkę 5 L i 8,20 zł za butelkę 1 L muszą stać się ceną za litr, inaczej nie zobaczysz podwyżki ukrytej w zmianie opakowania.
- Porównujesz każdą pozycję z ostatnią ceną zapłaconą za ten sam produkt u tego samego dostawcy.
- Oznaczasz wszystko powyżej progu.
- Raz w tygodniu przeglądasz alerty.
Ulubiony ruch dostawcy to zostawić cenę jednostkową bez zmian i zmniejszyć opakowanie: karton frytek 5 kg robi się 4,5 kg w tej samej cenie. To podwyżka o 11%, którą łapie dopiero krok 2.
Wklepywanie pozycji to najwolniejsza część. OCR faktur dla restauracji odczytuje produkt, ilość i cenę jednostkową ze zdjęcia faktury, więc cała kontrola przestaje być robotą do przepisywania danych i staje się 10-minutowym przeglądem.
Ustawianie progów alertów
Za ciasno i utoniesz w szumie normalnych ruchów rynkowych. Za luźno i przegapisz pełzające podwyżki. Ustawienia, które działają u większości niezależnych lokali:
- Każda pojedyncza pozycja w górę o więcej niż 5% względem ostatniego zakupu: alert
- Każdy produkt w górę o więcej niż 8% w 90 dni, niezależnie od wielkości pojedynczych kroków: alert
- Każdy produkt z twojego top 20 kosztów w górę o więcej niż 3%: alert, bo małe ruchy na dużych pozycjach kosztują więcej
- Każda zmiana wielkości opakowania: alert
Dodaj też próg kwotowy: każda pozycja, która dokłada do faktury więcej niż 25 zł względem ostatniej ceny. Ruch o 4% na kartonie wołowiny za 600 zł kosztuje więcej niż ruch o 9% na worku pietruszki za 6 zł.
Reguła 90 dni jest tą, która łapie pełzające podwyżki. Dostawca, który podniesie cenę 3 razy po 2% w kwartale, nie uruchomi alertu 5% za pojedynczy skok, ale uruchomi alert 90-dniowy.
Warzywa i owoce to osobna historia
Świeże warzywa i owoce chodzą z sezonem i pogodą, więc skok pomidorów o 20% w tydzień bywa normalny. Porównuj warzywa i owoce raczej z tym samym miesiącem zeszłego roku niż z ostatnim zakupem i skup się na pozycjach, które kupujesz w dużym wolumenie. Białko, nabiał, suchy magazyn i opakowania porównuj z ostatnim zakupem.
Negocjowanie na danych
Kiedy widzisz podwyżki cen dostawców linia po linii, rozmowa się zmienia. “Mam wrażenie, że ceny poszły w górę” kończy się wzruszeniem ramion. “Twoje udko z kurczaka jest droższe o 8,3% od stycznia na 14 fakturach, tu jest lista, a od konkurencji mam ofertę na 4,30 zł” często daje korektę ceny jeszcze w tym samym tygodniu.
Co działa:
- Przynieś listę top 20 produktów z ich 12-miesięczną historią cen. Poproś o wyjaśnienie każdej pozycji powyżej 5%.
- Poproś o blokadę ceny na top 10 produktów na 90 dni jednorazowo. Większość dostawców się zgodzi przy zadeklarowanym wolumenie.
- Co kwartał weź drugą ofertę na top 5 produktów. Nie musisz zmieniać dostawcy; potrzebujesz liczby.
- Poproś o cennik na piśmie i sprawdzaj faktury względem niego. Rozbieżności są częste i zwykle działają na korzyść dostawcy.
Znamy operatora, który robi to kwartalnie i za każdym razem oszczędza między 2 a 3% całego food spendu. Przy rocznym budżecie na żywność 300 000 zł to 6 000 zł do 9 000 zł rocznie za mniej więcej 4 godziny pracy.
Kiedy podwyżka zostaje, przelicz kalkulację potraw, gdy ceny się zmieniają, żeby koszt talerza zgadzał się z tym, ile naprawdę płacisz. Wzrost ceny oliwy o 15% zmienia marżę na kilkunastu daniach.
Mały przykład z grupy dwóch lokali
Dwie pizzerie, ten sam dostawca, ta sama lista produktów, ten sam tydzień, ten sam rozmiar kartonu. Lokal A płacił 8,45 zł za mozzarellę, lokal B 7,95 zł. Kierownik lokalu B wynegocjował cenę 6 miesięcy wcześniej, kierownik lokalu A nie, a dostawca nie wyrównał warunków między kontami.
Sumy faktur tego nie pokazywały. Różnica wyszła w pierwszym tygodniu, gdy pozycje z faktur obu lokali trafiły w jedno miejsce, a właściciel posortował je po produkcie.
Gdzie pasuje bilz
Odczyt faktur na poziomie pozycji to krok, którego większość operatorów nie jest w stanie robić ręcznie. bilz skanuje każdą fakturę przy dostawie, wyciąga każdą pozycję z ceną jednostkową, normalizuje wielkości opakowań i podnosi alert, gdy produkt przekroczy progi powyżej. Lista top 20 do negocjacji jest raportem, a zamawianie u dostawców przez ten sam system wysyła kolejne zamówienie po cenie, którą ustaliłeś. Alerty cenowe są częścią planu od 129 zł za lokal, razem z resztą funkcji back office.
Najczęściej zadawane pytania
Jak śledzić zmiany cen dostawców?
Zbieraj każdą pozycję faktury z produktem, wielkością opakowania i ceną jednostkową, przelicz wszystko na cenę za standardową jednostkę i porównuj z ostatnią ceną zapłaconą temu samemu dostawcy. Oznacz ruchy powyżej 5% jednorazowo albo 8% w 90 dni.
Dlaczego dostawcy podnoszą ceny bez informowania?
Małe podwyżki rzadko uruchamiają renegocjację, więc przerzucanie kosztów krokami po 2 do 3% to dla opiekuna handlowego najłatwiejsza droga. Zmniejszanie opakowań działa tak samo, a uzgodniony cennik mógł się zmienić po informacji schowanej gdzieś w zestawieniu.
O ile rocznie rosną ceny dostawców żywności?
Na kluczowych składnikach niezależnego lokalu typowy jest pełzający wzrost 2 do 4% kwartalnie, czyli 8 do 17% rocznie przed jakimkolwiek szokiem rynkowym. Twoje własne faktury, porównane z tym samym miesiącem zeszłego roku, są lepszym indeksem niż publikowane dane o inflacji, które uśredniają dostawców i kategorie.
Jak audytować faktury pod kątem zawyżeń?
Sprawdź 3 rzeczy na każdej pozycji: cenę na fakturze względem uzgodnionego cennika, wielkość opakowania względem zamówienia, ilość względem tego, co przyjechało. Ilość sprawdzaj przy dostawie, cenę raz w tygodniu, a za każdą rozbieżność proś o korektę faktury.
Czym jest raport różnic cenowych?
To lista wszystkich produktów, których cena jednostkowa zmieniła się względem punktu odniesienia: ostatniego zakupu, uzgodnionego cennika albo tego samego miesiąca zeszłego roku. Sortujesz ją po wpływie kwotowym na twoje koszty, z top 20 produktów według wydatków na początku.
