Ο προμηθευτής σου δεν στέλνει email που λέει “φέτος ανεβάζουμε τις τιμές σου 11%”. Το μπούτι κοτόπουλο πάει από 4,20 € σε 4,32 € το kg τον Μάρτιο, σε 4,41 € τον Ιούνιο, σε 4,55 € τον Σεπτέμβριο. Κάθε βήμα είναι τόσο μικρό που κανείς στο πάσο δεν το παίρνει χαμπάρι. Μέχρι τον Δεκέμβριο πληρώνεις 8% παραπάνω για το ίδιο κοτόπουλο και οι τιμές του μενού σου δεν έχουν κουνηθεί.
Οι μαγαζάτορες το λένε price creep. Οι περισσότερες αυξήσεις τιμών προμηθευτών έρχονται έτσι, σε βήματα τόσο μικρά που δεν σηκώνεις καβγά, και μαζεμένες είναι ο πιο συνηθισμένος, λιγότερο θεαματικός τρόπος που ένα εστιατόριο χάνει περιθώριο. Για να τις πιάσεις θέλει έλεγχο ανά γραμμή τιμολογίου, μερικά όρια και δέκα λεπτά την εβδομάδα.
Πώς μπαίνουν σιγά σιγά οι αυξήσεις τιμών προμηθευτών
Τα κόστη του προμηθευτή κινούνται, ο προμηθευτής τα περνάει σε μικρά βήματα γιατί τα μικρά βήματα δεν ανοίγουν διαπραγμάτευση, και ο account manager δεν έχει κανένα κίνητρο να τα επισημάνει. Το αποτέλεσμα είναι μια διολίσθηση περίπου 2 έως 4% το τρίμηνο στα βασικά σου υλικά, που σύνθετα γίνεται 8 έως 17% τον χρόνο.
Το ίδιο μοτίβο σε ένα καλάθι πέντε ειδών:
| Είδος | Τιμή Ιαν | Απρ | Ιουλ | Οκτ | Ετήσια μεταβολή |
|---|---|---|---|---|---|
| Μπούτι κοτόπουλο, kg | 4,20 € | 4,32 € | 4,41 € | 4,55 € | +8,3% |
| Μοτσαρέλα, kg | 7,80 € | 7,95 € | 8,20 € | 8,45 € | +8,3% |
| Ελαιόλαδο, 5 L | 38,00 € | 39,50 € | 41,00 € | 43,80 € | +15,3% |
| Αλεύρι, 25 kg | 22,00 € | 22,00 € | 23,10 € | 23,10 € | +5,0% |
| Κιμάς μοσχαρίσιος, kg | 9,10 € | 9,10 € | 9,60 € | 9,85 € | +8,2% |
Κανένα από αυτά δεν είναι δραματικό άλμα. Όλα μαζί, σε ένα εστιατόριο που ξοδεύει 25.000 € τον μήνα σε τρόφιμα, αξίζουν περίπου 2.000 € τον μήνα μέχρι το τέλος της χρονιάς. Είναι ένας μισθός λαντζιέρη πλήρους απασχόλησης, χαμένος, χωρίς κανείς να έχει πάρει απόφαση γι’ αυτό.
Γιατί τα σύνολα των τιμολογίων το κρύβουν
Οι περισσότεροι ελέγχουν τα τιμολόγια από το σύνολο: έρχεται η παραλαβή, το σύνολο φαίνεται περίπου σωστό, ο manager υπογράφει. Αυτό δεν πιάνει σχεδόν τίποτα, γιατί μια μεταβολή τιμής 3% εξαφανίζεται μέσα σε μια μεταβολή μεγέθους παραγγελίας 15%.
Το creep το βλέπεις μόνο σε επίπεδο γραμμής: αυτό το προϊόν, αυτή η μονάδα, αυτή η τιμή, σε σύγκριση με το τι πλήρωσες την προηγούμενη φορά. Κάθε γραμμή τιμολογίου πρέπει να καταγράφεται και να αντιστοιχίζεται στο ίδιο προϊόν ανάμεσα στα τιμολόγια, ακόμα κι όταν ο προμηθευτής αλλάζει περιγραφή ή κωδικό προϊόντος.
Να το κάνεις αυτό με το χέρι για 30 έως 60 τιμολόγια τον μήνα, το καθένα με 15 έως 40 γραμμές, δεν χωράει δίπλα στο να τρέχεις service, οπότε τα περισσότερα εστιατόρια γυρίζουν στον έλεγχο συνόλων.
Πώς παρακολουθείς αλλαγές τιμών προμηθευτών: ο έλεγχος ανά γραμμή
Ο έλεγχος είναι ίδιος είτε σε spreadsheet είτε σε software:
- Καταγράφεις κάθε γραμμή τιμολογίου: προϊόν, μέγεθος συσκευασίας, ποσότητα, τιμή μονάδας, ημερομηνία, προμηθευτής.
- Κανονικοποιείς τη μονάδα. 38 € για ένα δοχείο 5 L και 8,20 € για ένα μπουκάλι 1 L γίνονται και τα δύο τιμή ανά λίτρο, αλλιώς χάνεις το creep που κρύβεται στις αλλαγές συσκευασίας.
- Συγκρίνεις κάθε γραμμή με την τελευταία τιμή που πλήρωσες για το ίδιο προϊόν από τον ίδιο προμηθευτή.
- Σημαδεύεις οτιδήποτε περνάει το όριο.
- Κοιτάς τα alerts εβδομαδιαία.
Αγαπημένη κίνηση προμηθευτή είναι να κρατήσει την τιμή μονάδας ίδια και να μικρύνει τη συσκευασία: η κούτα πατάτες 5 kg γίνεται 4,5 kg στην ίδια τιμή, αύξηση 11% που μόνο το βήμα 2 πιάνει.
Το αργό κομμάτι είναι να περάσεις τις γραμμές. Η AI επεξεργασία τιμολογίων για εστιατόρια διαβάζει προϊόν, ποσότητα και τιμή μονάδας από φωτογραφία του τιμολογίου, οπότε ο έλεγχος παύει να είναι καταχώριση δεδομένων και γίνεται δεκάλεπτη επισκόπηση.
Πώς βάζεις όρια alert
Πολύ σφιχτά και πνίγεσαι στον θόρυβο από φυσιολογική κίνηση της αγοράς. Πολύ χαλαρά και χάνεις το creep. Ρυθμίσεις που δουλεύουν για τα περισσότερα ανεξάρτητα μαγαζιά:
- Οποιαδήποτε γραμμή ανέβει πάνω από 5% σε σχέση με την τελευταία αγορά: alert
- Οποιοδήποτε προϊόν ανέβει πάνω από 8% σε 90 ημέρες, ανεξάρτητα από το μέγεθος κάθε βήματος: alert
- Οποιοδήποτε προϊόν στο top 20 των δαπανών σου ανέβει πάνω από 3%: alert, γιατί μικρές κινήσεις σε μεγάλα είδη κοστίζουν περισσότερο
- Οποιαδήποτε αλλαγή μεγέθους συσκευασίας: alert
Βάλε και απόλυτο όριο: οποιαδήποτε γραμμή προσθέτει πάνω από 25 € σε ένα τιμολόγιο σε σχέση με την προηγούμενη τιμή. Μια κίνηση 4% σε κούτα μοσχάρι 600 € κοστίζει περισσότερο από μια κίνηση 9% σε σακουλάκι μαϊντανό 6 €.
Ο κανόνας των 90 ημερών είναι αυτός που πιάνει το creep. Ένας προμηθευτής που ανεβάζει 2% τρεις φορές μέσα σε ένα τρίμηνο δεν χτυπάει το alert του 5% σε ένα βήμα, αλλά χτυπάει το alert των 90 ημερών.
Τα φρέσκα είναι άλλη ιστορία
Τα φρέσκα φρούτα και λαχανικά κινούνται με την εποχή και τον καιρό, οπότε μια μεταβολή 20% στις ντομάτες μέσα σε μια εβδομάδα είναι φυσιολογική. Σύγκρινε τα φρέσκα με τον ίδιο μήνα πέρσι αντί για την τελευταία αγορά, και εστίασε στα είδη που αγοράζεις σε όγκο. Πρωτεΐνες, γαλακτοκομικά, ξηρά τρόφιμα και συσκευασίες παίρνουν σύγκριση με την τελευταία αγορά.
Διαπραγμάτευση με δεδομένα
Μόλις βλέπεις τις αυξήσεις τιμών προμηθευτών γραμμή γραμμή, αλλάζει η κουβέντα. Το “νιώθω ότι ανέβηκαν οι τιμές” παίρνει ένα σήκωμα ώμων. Το “το μπούτι κοτόπουλο σου είναι πάνω 8,3% από τον Ιανουάριο σε 14 τιμολόγια, εδώ είναι η λίστα, και έχω προσφορά από ανταγωνιστή στα 4,30 €” παίρνει διόρθωση τιμής, συχνά την ίδια εβδομάδα.
Πράγματα που δουλεύουν:
- Πήγαινε με λίστα των top 20 ειδών σου και την πορεία τιμής 12 μηνών. Ζήτα εξήγηση για κάθε είδος πάνω από 5%.
- Ζήτα κλείδωμα τιμής στα top 10 είδη σου για 90 ημέρες κάθε φορά. Οι περισσότεροι προμηθευτές θα συμφωνήσουν αν υπάρχει δεσμευμένος όγκος.
- Πάρε δεύτερη προσφορά για τα top 5 είδη σου κάθε τρίμηνο. Δεν χρειάζεται να αλλάξεις προμηθευτή· χρειάζεσαι το νούμερο.
- Ζήτα τον τιμοκατάλογο γραπτώς και έλεγχε τα τιμολόγια πάνω σε αυτόν. Οι αποκλίσεις είναι συχνές, και ευνοούν τον προμηθευτή.
Ένας μαγαζάτορας που ξέρουμε το κάνει κάθε τρίμηνο και γλιτώνει μεταξύ 2 και 3% της συνολικής δαπάνης τροφίμων κάθε φορά. Σε ετήσιο budget τροφίμων 300.000 € αυτό είναι 6.000 € έως 9.000 € τον χρόνο για περίπου τέσσερις ώρες δουλειάς.
Αφού περάσει μια αύξηση, κάνε ξανά κοστολόγηση συνταγών όταν κινούνται οι τιμές ώστε το κόστος πιάτου να ταιριάζει με αυτό που πληρώνεις. Μια αύξηση 15% στο ελαιόλαδο αλλάζει το περιθώριο σε δώδεκα πιάτα.
Μικρό παράδειγμα από ομάδα με δύο μαγαζιά
Δύο πιτσαρίες, ίδιος προμηθευτής, ίδια λίστα προϊόντων, ίδια εβδομάδα, ίδιο μέγεθος κούτας. Το μαγαζί A πλήρωνε 8,45 € για μοτσαρέλα, το μαγαζί B 7,95 €. Ο manager του μαγαζιού B είχε διαπραγματευτεί έξι μήνες πριν και του μαγαζιού A όχι, και ο προμηθευτής δεν είχε ευθυγραμμίσει τους δύο λογαριασμούς.
Τα σύνολα των τιμολογίων δεν το έδειχναν. Η διαφορά φάνηκε την πρώτη εβδομάδα που οι γραμμές τιμολογίων και των δύο μαγαζιών μπήκαν στο ίδιο σημείο και ο ιδιοκτήτης ταξινόμησε ανά προϊόν.
Πού μπαίνει το bilz
Η καταγραφή τιμολογίων σε επίπεδο γραμμής είναι το βήμα που οι περισσότεροι δεν μπορούν να κάνουν με το χέρι. Το bilz σκανάρει κάθε τιμολόγιο στην παραλαβή, τραβάει κάθε γραμμή με την τιμή μονάδας της, κανονικοποιεί τα μεγέθη συσκευασίας και σηκώνει alert όταν ένα προϊόν περνάει τα παραπάνω όρια. Η λίστα διαπραγμάτευσης για τα top 20 σου είναι ένα report, και οι παραγγελίες προς προμηθευτές μέσα από το ίδιο σύστημα στέλνουν την επόμενη παραγγελία στην τιμή που συμφώνησες. Τα price alerts είναι μέρος του πλάνου από 139 € ανά κατάστημα, μαζί με τα υπόλοιπα λειτουργίες back office.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς παρακολουθώ αλλαγές τιμών προμηθευτών;
Κατέγραψε κάθε γραμμή τιμολογίου με προϊόν, μέγεθος συσκευασίας και τιμή μονάδας, μετέτρεψέ την σε τιμή ανά στάνταρ μονάδα και σύγκρινέ την με την τελευταία τιμή που πλήρωσες στον ίδιο προμηθευτή. Σήκωσε alert για κινήσεις πάνω από 5% σε ένα βήμα ή 8% σε 90 ημέρες.
Γιατί οι προμηθευτές ανεβάζουν τιμές χωρίς να σου το πουν;
Οι μικρές αυξήσεις σπάνια ανοίγουν επαναδιαπραγμάτευση, οπότε το να περάσουν αλλαγές κόστους σε βήματα 2 έως 3% είναι ο δρόμος της μικρότερης αντίστασης για έναν account manager. Οι μειώσεις στο μέγεθος συσκευασίας δουλεύουν με τον ίδιο τρόπο, και ο συμφωνημένος τιμοκατάλογος μπορεί να έχει αλλάξει με μια ειδοποίηση θαμμένη σε ένα statement.
Πόσο ανεβαίνουν οι τιμές προμηθευτών τροφίμων τον χρόνο;
Στα βασικά υλικά ενός ανεξάρτητου μαγαζιού, creep 2 έως 4% το τρίμηνο είναι συνηθισμένο, που σύνθετα γίνεται 8 έως 17% τον χρόνο πριν από οποιοδήποτε σοκ αγοράς. Τα δικά σου τιμολόγια, συγκριμένα με τον ίδιο μήνα πέρσι, είναι καλύτερος δείκτης από τα δημοσιευμένα στοιχεία πληθωρισμού, που βγάζουν μέσο όρο ανάμεσα σε προμηθευτές και κατηγορίες.
Πώς κάνεις έλεγχο τιμολογίων για υπερχρεώσεις;
Έλεγξε τρία πράγματα ανά γραμμή: τιμολογημένη τιμή σε σχέση με τον συμφωνημένο κατάλογο, μέγεθος συσκευασίας σε σχέση με αυτό που παρήγγειλες, ποσότητα σε σχέση με αυτό που παρέλαβες. Την ποσότητα την ελέγχεις στην παραλαβή και την τιμή εβδομαδιαία, και ζητάς πιστωτικό για κάθε διαφορά.
Τι είναι η αναφορά φύρας τιμής;
Μια λίστα με κάθε προϊόν του οποίου η τιμή μονάδας κινήθηκε σε σχέση με ένα σημείο αναφοράς, δηλαδή τελευταία αγορά, συμφωνημένο κατάλογο ή ίδιο μήνα πέρσι, ταξινομημένη με βάση την επίπτωση σε χρήμα στη δαπάνη σου, με πρώτα τα top 20 είδη σου ανά δαπάνη.
