Restorāna rēķinu apstrāde ir vismazāk redzamais darbs mājā un viens no dārgākajiem. Kāds pārraksta katru piegādātāja rēķina rindu tabulā, pārbauda cenu pret norunāto un iegrāmato kredītrēķinu, ja kaste atnāk nepilna. Operatori, ar kuriem runājam, visu šo darbu vērtē uz 12 līdz 15 stundām nedēļā. AI OCR lielāko daļu no tā noņem, bet ir robežas, kuras tev jāzina pirms pirkšanas.
Manuālas rēķinu ievades slēptās izmaksas
40 rindu dārzeņu rēķina ievadīšana, pārbaude un noarhivēšana paņem 15 līdz 20 minūtes. Pie 200 rēķiniem mēnesī tās ir 30 līdz 40 vadītāja darba stundas, un parasti tas iekrīt ģenerālmenedžerim 11 vakarā vai īpašniekam brīvdienā.
Un tad ir kļūdas. QSR Magazine izanalizēja 1,27 miljonus rēķinu un atrada, ka 22,7% bija vismaz viena rinda, kur cena bija augstāka par norunāto: viens rēķins no pieciem. Ja nav cenu vēstures, ar ko salīdzināt, 30 centu pārmaksu par kilogramu vistas katru nedēļu neviens nepamana, un pēc pāris mēnešiem tā parādās kā pārtikas izmaksu procents (food cost), kas aizpeldējis par punktu.
Kā strādā AI rēķinu nolasīšana: no foto līdz rindām un cenu vēsturei
Četri posmi, un pirmais ir vienīgais, kur tu pieskaries procesam.
- Noķer. Nofotografē rēķinu pie piegādes durvīm, pārsūti piegādātāja e-pastu vai augšupielādē PDF.
- Nolasa. Redzes modelis atrod piegādātāju, rēķina numuru un datumu, tad katras rindas aprakstu, daudzumu, mērvienību, vienības cenu un summu. Tas lasa lapu tā, kā to dara cilvēks, tāpēc arī šķībs foto der.
- Sasaista. Modelis piesaista katru rindu precei tavā katalogā. “CHX THI BNLS 4/5LB” kļūst par atkaulotu vistas šķiņķi, kaste 4 × 5 lb, ar vienības cenu pārrēķinātu uz cenu par pound vai kilogramu.
- Pārbauda. Sistēma salīdzina katru pārrēķināto cenu ar pēdējo samaksāto cenu un norunāto cenrādi, pārbauda, vai rindas sakrīt ar kopējo summu, un atzīmē visu aizdomīgo: cena +6%, nepilna kaste, depozīts iesists divreiz.
Apstrāde aizņem zem 10 sekundēm uz rēķinu, nevis 15 līdz 20 minūtes ar roku, un rezultāts ir cenu vēsture pa rindām: cik tu maksāji par lasi katrā no pēdējām 12 nedēļām, no kura piegādātāja un kādā iepakojumā.
OCR pret AI izvilkšanu: kāpēc šabloni restorānu rēķinos lūzt
Klasiskais OCR pārvērš pikseļus rakstzīmēs un tad balstās uz šablonu katram piegādātājam: rēķina numurs ir šajā lodziņā, pozīcijas sākas tajā rindā.
Restorānu rēķini salauž šablonus. Rindās ir saīsinājumi, ko saprot šoferis, bet nesaprot šablons. Daudzumi nāk kastēs, gabalos, kilogramos un formātā “1 × 10 kg”. Šoferis ar pildspalvu izsvītro daudzumu un blakus pieraksta faktiski piegādāto. Kredīti un mucu depozīti ir uz tās pašas lapas kā produkti, uz termopapīra, salocīti, nofotografēti slīpi.
AI izvilkšana lasa nozīmi, nevis pozīciju: “BNLS” nozīmē atkaulots, un pārsvītrots 12 ar ar roku pierakstītu 11 blakus nozīmē, ka piegādāti 11. Grūtākā daļa, kā meez atklāti aprakstīja rakstā par rēķinu AI pēdējo posmu, ir kataloga atbilstība: saprast, ka viena piegādātāja “SALMON FLT ATL SKON” ir cita piegādātāja “Atlantijas laša fileja ar ādu”. Tieši šī sasaistīšana ļauj salīdzināt cenas starp piegādātājiem, un te restorāniem trenēta sistēma atpelna sevi.
Kādu precizitāti gaidīt un kāpēc pārbaudes solis paliek
Piegādātāji parasti sola 95 līdz 99% lauka precizitāti tīriem PDF un 90 līdz 97% fotografētam papīram. 40 rindu rēķins ar pieciem laukiem katrā rindā ir 200 lauki; pie 98% precizitātes tās ir četras nepareizas vērtības vienā rēķinā. Derīgākais rādītājs ir bezpieskāriena īpatsvars, proti, cik rēķinu iegrāmatojas bez cilvēka labojuma, un par to jājautā pēc pirmā mēneša, kad katalogs jau ir iemācījies tavu piegādātāju saīsinājumus.
Pārbaudes solis paliek zemas pārliecības rindām. Labi uzbūvēta sistēma rāda tikai tās rindas, par kurām tā šaubās, piemēram, izsmērētu vienības cenu vai jaunu preci, kas neatbilda nekam katalogā. Tu izlabo pāris sekundēs, un nākamais šī piegādātāja rēķins no tevis prasa mazāk. Izlaist pārbaudes soli nozīmē riskēt, ka nepareizi nolasīti 4,55 € pārvēršas par 45,50 € tavā pārtikas izmaksu procentā.
Reālais efekts: laiks, cenu brīdinājumi, atgūtie kredīti
Restorāni, kas izmanto AI rēķinu nolasīšanu, ziņo par 90% mazāk laika datu ievadei, 95%+ precizitāti pirmajā nolasīšanas reizē un cenu izmaiņām, kas redzamas tajā pašā dienā, kad tās notiek.
Kad katrai rindai ir pārrēķināta cena, 6% kāpums vistas šķiņķim iedarbina brīdinājumu tajā rītā, kad rēķins ienāk, tāpēc tu noķer piegādātāju cenu kāpumu katrā rēķinā, nevis ceturkšņa beigās. Par nepilnu piegādi tu pieprasi kredītu tajā pašā dienā. Un, tā kā iepirkumi tiek iegrāmatoti pēc piegādes datuma ar detalizāciju pa rindām, tu vari veidot ikdienas restorāna P&L no rēķiniem un POS pārdošanas datiem, negaidot grāmatvedi.
Ko meklēt restorāna rēķinu apstrādes programmā
Parasti AP rīki labi lasa rēķinus, bet neko nezina par pārtiku. Izmanto šo sarakstu pret jebkura piegādātāja funkciju lapu, arī mūsu:
- Restorāniem trenēta nolasīšana: saīsinājumi, iepakojumu izmēri, mērvienību pārrēķini, ar roku veikti labojumi.
- Kataloga sasaistīšana starp piegādātājiem, lai viena un tā pati prece no diviem piegādātājiem būtu salīdzināma vienā rindā.
- Pārliecības vērtējums ar pārbaudes rindu, lai tu redzi tikai tās rindas, par kurām modelis šaubās.
- Vairāku valodu un vairāku valūtu atbalsts, ja iepērc pāri robežām.
- Cenu vēsture un brīdinājumi katrai precei, ar sliekšņiem, ko nosaki tu.
- POS un grāmatvedības sinhronizācija: detalizēta pārdošana no Toast, Square, Clover, Lightspeed vai Syrve, un eksports, ko tavs grāmatvedis var izmantot; integrāciju lapa rāda, kas pieslēdzas.
- Tālruņa foto pie piegādes durvīm, jo rēķins, kas nofotografēts piegādes brīdī, ir tas, ko tiešām var pārbaudīt.
ROI aprēķins (viens restorāns)
Viens restorāns, 200 rēķini mēnesī, 50 000 € ikmēneša pārtikas un dzērienu iepirkumi:
| Rinda | Manuāli | Ar AI nolasīšanu |
|---|---|---|
| Ievades laiks | 30 līdz 40 stundas ar 25 € līdz 35 € pilnajām izmaksām | 3 līdz 4 stundas pārbaudei |
| Darbaspēka izmaksas mēnesī | 750 € līdz 1 400 € | 75 € līdz 140 € |
| Noķertas pārmaksas un nepilnas piegādes | gandrīz nekā | 2% no tēriņiem, 1 000 € |
| Programmatūra | 0 € | no 29 € |
| Neto ieguvums mēnesī | 1 500 € līdz 2 100 € |
2% pieņēmums ir piesardzīgs, salīdzinot ar QSR atrasto vienu no pieciem rēķiniem ar pārrēķinātu rindu. Par 29 € mēnesī rīks nosedz savu cenu pirmajā nedēļā, un lielākā daļa vietu redz 5x līdz 10x atdevi jau pirmajā ceturksnī.
Kā sākt nedēļas laikā
- diena: fotografē katru rēķinu, tiklīdz tas ienāk. 2. un 3. diena: apstiprini kataloga atbilstības, ko sistēma piedāvā taviem galvenajiem piegādātājiem. 4. diena: uzliec brīdinājumu sliekšņus; 5% pret pēdējo cenu ir saprātīgs sākums. No 5. dienas: katru rītu pārbaudi atzīmētās rindas un tajā pašā dienā pieprasi kredītus.
Tā bilz risina restorāna rēķinu apstrādi: foto no tālruņa, e-pasts vai PDF, restorāniem trenēta nolasīšana, kataloga sasaistīšana, cenu brīdinājumi un ikdienas P&L, ko baro rēķinu dati, par vienu fiksētu cenu par lokāciju, no 29 € mēnesī bez ieviešanas maksas. Skaties cenas, lai redzētu, kas iekļauts.
Biežāk uzdotie jautājumi
Kā strādā AI rēķinu apstrāde?
Tu nofotografē vai pārsūti rēķinu. Redzes modelis nolasa galveni un katru rindu, piesaista rindas tavam katalogam, pārrēķina vienības cenas un salīdzina tās ar pēdējo samaksāto cenu un norunāto cenrādi. Rindas, par kurām modelis šaubās, nonāk īsā pārbaudes rindā; pārējās iegrāmatojas bez pieskāriena.
Cik precīzs ir rēķinu OCR?
Piegādātāji sola 95 līdz 99% uz lauku tīriem PDF un 90 līdz 97% fotografētam papīram. Vērtē rīku pēc tā bezpieskāriena īpatsvara restorānu rēķiniem pēc mēneša un pēc tā, kā tas tiek galā ar rindām, kuras nolasa nepareizi.
Vai es varu skenēt rēķinus ar telefonu?
Jā, un pie piegādes durvīm ir labākā vieta. Foto pie piegādes noķer šofera ar roku veiktos labojumus un uzliek laika zīmogu kredīta pieprasījumam.
Vai rēķinu automatizācija strādā ar QuickBooks vai Xero?
Lielākā daļa restorānu rēķinu rīku eksportē apstiprinātos rēķinus uz QuickBooks, Xero vai CSV, ko tavs grāmatvedis var importēt. Pārbaudi, vai eksportā katram rēķinam ir piegādātājs, datums un nodokļu sadalījums, un pajautā, vai sinhronizācija jau darbojas šodien vai tikai ir ceļa kartē.
